"Alles zeven jaar bewaren" is het antwoord dat je meestal krijgt. Dat klopt voor een deel van je administratie, maar het is niet het hele verhaal. En voor persoonsgegevens is het zelfs het verkeerde uitgangspunt.
Er zijn drie regels die tegelijk gelden en die niet dezelfde kant op wijzen:
- De fiscale bewaarplicht zegt: minimaal zeven jaar
- Het verjaringsrecht zegt: houd het zolang je een claim kunt krijgen of indienen
- De AVG zegt: niet langer dan noodzakelijk
In dit artikel lopen we ze alle drie langs en vertalen we ze naar een werkbaar overzicht.
Dit is algemene uitleg, geen juridisch of fiscaal advies. Voor je eigen bewaarbeleid, zeker in een gereguleerde sector, laat je het toetsen door je accountant en een jurist.
1. De fiscale bewaarplicht: zeven jaar
Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht ondernemers hun administratie zeven jaar te bewaren. Daaronder vallen ook contracten, voor zover ze deel uitmaken van je administratie: inkoop- en verkoopovereenkomsten, huurcontracten, leaseovereenkomsten.
Die zeven jaar begint te lopen na afloop van het boekjaar waarin de afspraak eindigde, niet vanaf de ondertekening. Een huurcontract dat in maart 2026 afliep, moet je dus bewaren tot eind 2033.
Voor onroerende zaken geldt een langere termijn: tien jaar, vanwege de herzieningstermijn in de btw. Heb je een bedrijfspand gekocht of verbouwd, dan gaat de bijbehorende documentatie langer mee.
2. Verjaringstermijnen: hoelang kun je nog aangesproken worden?
De fiscale termijn zegt niets over je civielrechtelijke positie. Daar geldt: bewaar een contract zolang je er nog een beroep op kunt doen, of iemand anders op jou.
Er zijn twee hoofdregels, en ze beginnen op een ander moment te lopen. Dat verschil wordt vaak over het hoofd gezien:
- Nakoming van een afspraak uit een overeenkomst verjaart na vijf jaar, gerekend vanaf de dag nadat de vordering opeisbaar werd.
- Schadevergoeding verjaart na vijf jaar, maar die termijn begint pas te lopen op de dag nadat je bekend bent geworden met zowel de schade als de aansprakelijke partij. Daar bovenop geldt een absolute grens van twintig jaar na de gebeurtenis.
Dat tweede geval kan dus veel later beginnen dan je zou denken. Ontdek je een gebrek pas na acht jaar, dan start de termijn op dat moment, en heb je het contract nog nodig.
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Nakoming van een contractuele verbintenis | 5 jaar na opeisbaarheid |
| Schadevergoeding | 5 jaar na bekendheid, absoluut 20 jaar |
| Verborgen gebreken bij bouw | Kan ver na oplevering nog spelen |
| Garanties en vrijwaringen | Zolang de overeenkomst voorschrijft |
Praktisch gevolg: bij een bouwcontract of een overnameovereenkomst met vrijwaringen is zeven jaar te kort. Daar bewaar je langer, gewoon omdat je het document nog nodig kunt hebben.
3. De AVG: zo kort mogelijk
Hier draait het om. De AVG kent geen vaste termijnen, maar één principe: persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzamelde.
Dat botst op het eerste gezicht met de bewaarplicht, maar dat is schijn. Een wettelijke bewaarplicht is een geldige reden om te bewaren. De spanning zit elders: in alles wat je bewaart zonder dat er een bewaarplicht of doel tegenover staat.
Denk aan cv's van afgewezen sollicitanten, verzuimdossiers van vertrokken medewerkers, of contactgegevens in een contract met iemand die daar al jaren niet meer werkt.
De richtlijn voor sollicitatiegegevens is vier weken na afloop van de procedure, of één jaar met toestemming van de sollicitant. Voor personeelsdossiers gelden per onderdeel verschillende termijnen: de loonadministratie valt onder de zeven jaar, maar een functioneringsverslag niet.
Praktisch overzicht per documenttype
| Documenttype | Richttermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Inkoop- en verkoopcontracten | 7 jaar na einde | Fiscale bewaarplicht |
| Huur- en leaseovereenkomsten | 7 jaar na einde | Fiscale bewaarplicht |
| Documentatie onroerend goed | 10 jaar | Btw-herzieningstermijn |
| Arbeidsovereenkomsten | 7 jaar na einde dienstverband | Loonadministratie |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken, of 1 jaar met toestemming | AVG, geen bewaarplicht |
| Verwerkersovereenkomsten | Zolang de verwerking loopt, daarna aantoonbaar | Verantwoordingsplicht AVG |
| Overnameovereenkomsten met vrijwaringen | Zolang de vrijwaring loopt | Civielrechtelijk belang |
| Algemene voorwaarden | Zolang ze op lopende contracten van toepassing zijn | Bewijspositie |
Bewaren is niet hetzelfde als toegankelijk houden voor iedereen. Een contract dat je alleen nog voor de fiscus bewaart, hoeft niet meer voor het hele team zichtbaar te zijn. Beperk de toegang naarmate een document ouder wordt.
Waar het in de praktijk misgaat
Niemand weet wanneer een contract is geëindigd. De termijn begint pas te lopen na afloop, maar als je einddatum nergens staat vastgelegd, kun je de bewaartermijn niet berekenen. Dat is de meest voorkomende oorzaak van "dan bewaren we het maar voor altijd".
Verwijderen gebeurt nooit. Bewaartermijnen worden opgeschreven in een beleid en vervolgens niet uitgevoerd. Zonder een moment waarop iemand actie onderneemt, groeit je archief onbeperkt, en daarmee je risico bij een datalek.
Alles wordt over één kam geschoren. "Zeven jaar" op je hele archief loslaten is administratief makkelijk, maar betekent dat je sollicitatiegegevens 364 weken te lang bewaart.
Hoe contractbeheer dit werkbaar maakt
Het grootste deel van dit probleem is geen juridisch probleem maar een registratieprobleem. Je kunt een bewaartermijn pas toepassen als je weet wanneer een contract eindigde en om wat voor type document het gaat.
In Looop leg je per overeenkomst het contracttype, de looptijd en de einddatum vast. Daarmee komt het volgende binnen bereik:
- Taken met een eigenaar en een datum: plan de verwijdering in op het moment dat de bewaartermijn afloopt, in plaats van het aan een jaarlijkse opruimactie over te laten
- Verloopmeldingen: je weet wanneer een contract eindigt, en dus wanneer de termijn begint te lopen
- Rapportage: zie per contracttype wat er loopt en wat er is afgelopen
- Rechten per gebruiker: beperk wie oude dossiers nog kan inzien, per afdeling, vestiging of contracttype
Voor finance-teams, die meestal de fiscale kant bewaken, staat op deze pagina hoe dat er in de praktijk uitziet. Hoe Looop je gegevens zelf beveiligt en bewaart lees je bij databeveiliging.
Kort samengevat
- Fiscaal: minimaal 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin het contract eindigde
- Onroerend goed: 10 jaar vanwege de btw-herzieningstermijn
- Civielrechtelijk: zolang je nog aangesproken kunt worden, soms veel langer
- AVG: persoonsgegevens niet langer dan nodig, dus actief opruimen
- Leg de einddatum vast, anders kun je geen enkele termijn berekenen
- Plan het verwijderen in als taak, anders gebeurt het niet
Wil je weten hoe dit samenhangt met je verwerkingsregister, dan staan de bewaartermijnen daar als verplicht onderdeel in. En voor een breder beeld van wat contractmanagementsoftware doet: wat is CLM software.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang moet je contracten bewaren?
- Voor de fiscus minimaal zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin het contract eindigde (artikel 52 AWR). Voor documentatie over onroerend goed geldt tien jaar. Kun je civielrechtelijk nog worden aangesproken, bijvoorbeeld bij vrijwaringen of bouwcontracten, dan bewaar je langer.
- Wanneer begint de bewaartermijn van een contract te lopen?
- Na afloop van het boekjaar waarin de afspraak eindigde, niet vanaf de ondertekening. Een contract dat in maart 2026 afliep, bewaar je dus tot eind 2033. Daarom moet de einddatum van elk contract vastliggen.
- Mag je contracten met persoonsgegevens zeven jaar bewaren?
- Ja, voor zover de fiscale bewaarplicht geldt: een wettelijke bewaarplicht is onder de AVG een geldige reden. Persoonsgegevens waar geen bewaarplicht of doel tegenover staat, zoals cv's van afgewezen sollicitanten, ruim je eerder op.
- Wat doe je na afloop van de bewaartermijn?
- Verwijderen, tenzij je het document nog nodig hebt voor een lopende claim of vrijwaring. Plan dat moment in als taak met een eigenaar. Anders gebeurt het niet, en groeit je archief en daarmee je risico bij een datalek.
