De mail waar het over ging, staat bij het contract
Elke organisatie krijgt een eigen Looop-adres. Zet het in de cc bij belangrijk mailverkeer of stuur een bericht door, en koppel het met één klik aan het juiste contract.
De afspraak staat in het contract, de context in iemands postvak
Waarom die korting is toegezegd, wat er precies is afgesproken over de oplevering, welke uitzondering de leverancier per mail accepteerde: dat staat zelden in het contract zelf. Het staat in een mailwisseling van een half jaar geleden, in het postvak van iemand die er misschien niet meer werkt.
Eén adres, en klaar
Je hoeft niets te installeren en geen koppeling te configureren. Looop maakt voor je organisatie een uniek e-mailadres aan. Vanaf dat moment kan iedereen in je team mail naar Looop sturen, vanuit welk mailprogramma dan ook.
- Werkt met Outlook, Gmail en elk ander mailprogramma
- Bijlagen tot 15 MB komen automatisch mee
- Geen installatie, geen plug-in, geen IT-traject
Zo ziet het eruit
Elke organisatie krijgt een eigen adres. Wat daarheen gaat, komt alleen in jouw omgeving terecht.
Wat de e-mailkoppeling je oplevert
Context die blijft, ook als de persoon vertrekt.
Eén inbox voor het hele team
Alles wat naar het Looop-adres gaat komt op één plek binnen, zichtbaar voor iedereen die bij het contract mag. Niet in het postvak van één collega.
Koppelen met één klik
Open een bericht en kies het contract waar het bij hoort. Vanaf dat moment staat de mail bij de overeenkomst, voor iedereen die hem later opent.
Bijlagen komen mee
Een getekende bijlage, een gewijzigde offerte of een prijslijst: het bestand belandt direct bij het contract en hoeft niet apart te worden geüpload.
Context blijft bij vertrek
Gaat de collega weg die de onderhandeling deed, dan blijft de voorgeschiedenis gewoon staan. Je opvolger leest terug wat er is afgesproken.
Terugvinden zonder zoeken
Zoek op afzender of onderwerp, of open gewoon het contract. De mailwisseling hangt eraan vast.
Onbekende afzenders vallen op
Komt een bericht van een adres dat Looop niet kent, dan wordt dat gemarkeerd. Zo zie je meteen of iets aandacht nodig heeft.
De praktijk
Herkenbaar?
Een collega vraagt waarom er vorig jaar een uitzondering is gemaakt op de levertijd. Niemand weet het. Het staat niet in het contract, want het is per mail afgestemd. De collega die erover ging werkt er niet meer, en in zijn archief kan niemand meer kijken.
Met de e-mailkoppeling stond die mail bij het contract. Wie de overeenkomst opent ziet niet alleen wat er is getekend, maar ook wat er onderweg is afgesproken en met wie. Ook een jaar later, en ook als de collega allang vertrokken is.
Zo werkt het
Pak je Looop-adres erbij
Je vindt het adres bovenaan de tab E-mails. Deel het met je team of zet het in je adresboek, zodat het bij de hand is.
Cc of stuur door
Zet het adres in de cc bij mailverkeer dat ertoe doet, of stuur een bestaand bericht door. Bijlagen gaan automatisch mee.
Koppel aan het contract
In de tab E-mails open je het bericht en kies je de overeenkomst waar het bij hoort. Daarna staat het er voorgoed bij, voor jou en je collega's.
Nooit meer zoeken naar wat er is afgesproken
In een demo van dertig minuten laten we zien hoe je mailverkeer aan je contracten koppelt, met je eigen situatie als voorbeeld.