In de meeste organisaties worden contracten niet beheerd door juristen. Ze worden beheerd door een inkoper, een officemanager, een controller of een directiesecretaresse. Mensen die contracten prima kunnen lezen, maar geen juridische opleiding hebben en er ook niet op zitten te wachten.
Toch is veel legal tech gebouwd met een juridische afdeling in gedachten. Dat verschil verklaart waarom implementaties stuklopen op iets anders dan de functionaliteit.
Waar legal tech voor juristen vandaan komt
De eerste generatie contractsoftware kwam uit grote advocatenkantoren en juridische afdelingen van multinationals. Daar draait het om clausulebibliotheken, onderhandelingsrondes, afwijkingsanalyses en versiebeheer tot op zinsniveau.
Dat is echt werk en die software lost het echt op. Maar het gaat uit van drie dingen die in het midden- en kleinbedrijf niet opgaan:
- Er is een juridische afdeling die eigenaar is van het systeem
- Contracten worden regel voor regel onderhandeld
- Er is tijd en budget voor een implementatietraject van maanden
Voor een organisatie met tweehonderd contracten, geen jurist in dienst en een controller die dit erbij doet, klopt geen van die drie.
Wat er dan misgaat
Te veel velden. Een scherm met veertig invoervelden waarvan je er zes gebruikt, kost geen tijd bij het invullen maar bij het uitzoeken welke zes.
Juridisch jargon als interface. "Obligation extraction", "clause deviation", "playbook compliance": begrippen die in een juridische afdeling dagelijkse taal zijn en daarbuiten een drempel.
Een proces dat te zwaar is. Een goedkeuringsroute met vijf stappen werkt als er vijf mensen betrokken zijn. Bij drie mensen wordt hij omzeild.
Het systeem is van één afdeling. Zodra contractbeheer "van legal" is, stoppen inkoop en finance met bijhouden. En juist zij zien de verlengingen en facturen het eerst.
Het meest voorkomende einde van een legal-techtraject is niet dat het mislukt, maar dat het verzandt: na zes maanden wordt er alleen nog bijgehouden wat verplicht is, en zoekt de rest weer in mappen en mailboxen.
Waar je op let als je geen jurist bent
- Kun je binnen een dag een contract toevoegen zonder handleiding?
- Staan de velden in gewone taal, of in juridische vaktermen?
- Kun je het aan iemand overdragen zonder training van een dag?
- Kun je rechten regelen zodat niet iedereen alles ziet?
- Werkt het ook als je maar de helft van de gegevens hebt?
- Krijg je een signaal vóórdat je iets kunt missen, of pas erna?
- Kun je eruit als je wilt: krijg je je documenten en data terug?
Dat vijfde punt wordt onderschat. Bij het opbouwen van een register heb je zelden alles compleet. Een systeem dat verplichte velden eist die je nog niet kent, zorgt ervoor dat contracten nooit worden ingevoerd.
En het laatste punt is een juridische vraag die je jezelf stelt over je leverancier. Leg vast hoe je je data terugkrijgt, in welk formaat en binnen welke termijn. Het is precies het soort afspraak waar je verwerkersovereenkomst over gaat.
Wat juristen wél nodig hebben
Dit is geen pleidooi om de juridische kant weg te laten. Een jurist heeft dingen nodig die een inkoper niet mist:
- De geldende versie van een document kunnen terugvinden, inclusief wat er op dat moment was afgesproken
- Kunnen zien wie wat heeft goedgekeurd en wanneer
- Risico's kunnen vastleggen bij het contract waar ze uit voortkomen
- Kunnen beperken wie welke dossiers ziet
Het punt is dat die dingen ook werken als ze eenvoudig zijn opgezet. Een audit log en rechten per rol zijn geen juristenfuncties. Ze zijn alleen vaker verstopt in software die zich op juristen richt.
De praktische middenweg
In Looop hebben we hier expliciet voor gekozen: het systeem moet bruikbaar zijn voor wie geen jurist is, zonder de dingen weg te laten die een jurist nodig heeft.
Praktisch betekent dat:
- Het contractregister werkt met de velden die iedereen kent: wie, wat, tot wanneer, wie is eigenaar
- Verloopmeldingen komen bij de persoon die erover gaat, niet bij een afdeling
- Goedkeuringsworkflows zijn zo licht of zwaar als je ze inricht, en niet verplicht
- Risicobeheer legt risico's vast bij het contract zelf, in gewone taal
- NORA stelt bij het uploaden de data voor, zodat je niet hoeft te zoeken naar de opzegtermijn
Voor juridische teams staat op deze pagina wat dat concreet betekent; vanuit inkoop bekeken is contractbeheer voor inkoopteams het startpunt.
Hoe je een keuze maakt
Vraag bij elke demo om één ding: laat zien hoe je jouw contract toevoegt en bewaakt. Niet een voorbeeldcontract van de leverancier, maar een echte overeenkomst van jou, met de rommelige werkelijkheid erin: een ontbrekende einddatum, algemene voorwaarden die elders staan, een tegenpartij met een rare naam.
Wat je daar ziet, is wat je elke week gaat doen. De clausulebibliotheek zie je misschien nooit.
Veelgestelde vragen
- Waarom lopen legal-techprojecten in het MKB vaak vast?
- Omdat veel software is gebouwd voor juridische afdelingen: te veel velden, juridisch jargon, zware processen en een systeem dat van één afdeling is. Het resultaat is zelden mislukking, maar verzanding: na een half jaar wordt alleen het verplichte nog bijgehouden.
- Waar let je op als je geen jurist bent?
- Of je zonder handleiding een contract kunt toevoegen, of de velden in gewone taal staan, of het werkt met onvolledige gegevens, of je rechten kunt regelen, of je vóór een deadline een signaal krijgt, en of je je data terugkrijgt als je vertrekt.
- Hoe kies je de juiste contractsoftware?
- Vraag in elke demo om je eigen contract toe te voegen en te bewaken, met de rommelige werkelijkheid erin: een ontbrekende einddatum of voorwaarden in een apart document. Wat je daar ziet, doe je elke week.
