Vraag een willekeurige organisatie wanneer het contract met hun grootste leverancier afloopt, en het antwoord komt er meestal wel. Vraag daarna wat de opzegtermijn is, en het wordt stil.
Toch is dat tweede getal het enige dat ertoe doet. De einddatum is een gevolg; de uiterste opzegdatum is het moment waarop je nog iets kunt.
De datum die je echt nodig hebt
Een contract loopt tot 31 maart met een opzegtermijn van drie maanden. De datum in je agenda moet 31 december zijn. Niet 31 maart.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk wordt bijna overal de einddatum geregistreerd. Die staat immers in het contract. De opzegdatum staat er niet: die moet je uitrekenen.
Bij tientallen contracten met verschillende termijnen is dat handwerk dat niemand structureel doet. En één keer vergeten kost een jaar.
Leg in je administratie altijd drie dingen vast: de einddatum, de opzegtermijn, en de daaruit volgende uiterste opzegdatum. Dat derde veld is het veld waarop je stuurt.
Gebruikelijke termijnen per contracttype
Er is geen wettelijke norm voor zakelijke contracten: wat er staat, geldt. Maar er zijn patronen die je helpen inschatten waar je op moet letten:
| Contracttype | Gebruikelijke opzegtermijn | Let op |
|---|---|---|
| SaaS en softwarelicenties | 1 tot 3 maanden | Verlenging vaak met een vol jaar |
| Telecom en connectiviteit | 1 tot 3 maanden | Soms gekoppeld aan hardwareafschrijving |
| Schoonmaak en facilitair | 3 maanden | Vaak per kwartaal of per jaareinde |
| Huur bedrijfspand | 6 tot 12 maanden | Wettelijke regels kunnen meespelen |
| Leasecontracten wagenpark | Per voertuig verschillend | Afkoopsom bij vroegtijdig stoppen |
| Raamovereenkomsten inkoop | 3 tot 6 maanden | Losse deelopdrachten kunnen doorlopen |
| Verzekeringen | 1 tot 3 maanden | Soms jaarlijks per contractvervaldatum |
Behandel dit als indicatie, niet als vervanging van het lezen van je eigen contract. De uitschieters zitten meestal in de algemene voorwaarden, niet in het contract zelf.
Vier plekken waar de opzegtermijn zich verstopt
- In het contract zelf: de makkelijkste variant, maar niet de meest voorkomende
- In de algemene voorwaarden waarnaar het contract verwijst, vaak als los document
- In een verlengingsbrief van jaren geleden, waarin de leverancier nieuwe voorwaarden meldde
- In een opdrachtbevestiging per mail, waar iemand ooit akkoord op gaf
Die laatste twee zijn de reden dat mailverkeer bij het contract hoort te staan. Een opzegtermijn die alleen in de mailbox van een vertrokken collega staat, bestaat praktisch niet.
Wat je doet als je de voorwaarden niet meer kunt vinden
Dit komt vaker voor dan je denkt, en er is een werkbare volgorde:
- Vraag de leverancier om een kopie van het geldende contract en de voorwaarden
- Controleer of de voorwaarden die zij sturen dezelfde zijn als waarop je destijds akkoord gaf
- Zeg bij twijfel schriftelijk op met inachtneming van de langst denkbare termijn
- Vraag een schriftelijke bevestiging van de opzegging en de einddatum
- Leg het antwoord meteen vast bij het contract, niet in je mailbox
Dat derde punt is de praktische ontsnapping: opzeggen tegen de verste datum die redelijkerwijs kan gelden. Blijkt de termijn korter, dan is de opzegging nog steeds geldig.
Van losse data naar een systeem
Zolang dit in spreadsheets en agenda's leeft, blijft het fragiel. Het werkt zolang één persoon het bijhoudt, en breekt zodra die persoon iets anders gaat doen.
In Looop leg je per contract de looptijd, de opzegtermijn en de verantwoordelijke vast. Daaruit volgt de rest:
- Verloopmeldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum, bij de eigenaar van het contract
- Het dashboard met één overzicht van wat er de komende maanden afloopt, gesorteerd op urgentie
- Taken om de evaluatie vóór de opzegdatum in te plannen, met eigenaar en deadline
- E-mailkoppeling zodat verlengingsbrieven en opdrachtbevestigingen bij het contract terechtkomen in plaats van in een persoonlijke mailbox
- Rapportage over je hele portefeuille: hoeveel contracten lopen er, wat loopt er af, waar zit de waarde
Voor inkoopteams is deze pagina het startpunt; het managementoverzicht laat zien hoe dit op directieniveau terugkomt.
Een opzegging is geen eindpunt
Een veelgemaakte fout: opzeggen en denken dat je klaar bent. Leg ook vast wat er ná de opzegging moet gebeuren:
- Wanneer stopt de dienstverlening precies?
- Krijg je je data terug, en in welk formaat?
- Binnen hoeveel dagen verwijdert de leverancier de gegevens? Dat hoort in de verwerkersovereenkomst te staan.
- Hoe lang moet jij het contract zelf nog bewaren? Daarover schreven we in hoe lang je contracten moet bewaren.
- Wie neemt de overdracht naar de nieuwe leverancier op zich?
Die punten als taken vastleggen bij het contract scheelt een hoop losse eindjes.
Beginnen
Je hoeft niet je hele archief in één keer te doen. Een werkbare start:
- Pak je twintig grootste leveranciers op basis van jaarbedrag
- Zoek per contract de einddatum en de opzegtermijn op
- Reken de uiterste opzegdatum uit en zet die in je systeem
- Wijs een eigenaar aan per contract
- Zet een signaal op 90 dagen vóór die datum
Daarmee dek je meestal al het grootste deel van je contractwaarde af. De rest kun je rustig aanvullen.
Wil je een contract opzeggen? In zakelijk contract opzeggen staan de stappen, met een opzegbrief om te downloaden.
Weet je niet hoeveel contracten je eigenlijk hebt, gebruik dan de contractchecklist op de pagina over de ROI-berekening. Die loopt elf categorieën langs, van huurovereenkomsten tot verwerkersovereenkomsten.
Veelgestelde vragen
- Hoe bereken je de uiterste opzegdatum?
- Trek de opzegtermijn af van de einddatum. Een contract dat loopt tot 31 maart met drie maanden opzegtermijn moet uiterlijk op 31 december zijn opgezegd. Zet die datum in je administratie en agenda, niet de einddatum.
- Wat is een gebruikelijke opzegtermijn voor leverancierscontracten?
- Er is geen wettelijke norm voor zakelijke contracten. In de praktijk zie je één tot drie maanden voor SaaS en telecom, drie maanden voor facilitaire diensten, drie tot zes maanden voor raamovereenkomsten en zes tot twaalf maanden voor huur van een bedrijfspand.
- Wat doe je als je de voorwaarden niet meer kunt vinden?
- Vraag de leverancier om het geldende contract en de voorwaarden, en controleer of dat dezelfde zijn als waarop je destijds akkoord gaf. Zeg bij twijfel schriftelijk op tegen de langst denkbare termijn en vraag een bevestiging van de opzegging en de einddatum.
