Een zakelijk contract opzeggen lijkt simpel: een briefje naar de leverancier en klaar. Tot de leverancier antwoordt dat je te laat bent, het verkeerde adres hebt gebruikt of dat het contract zich net heeft verlengd. Dan zit je nog een jaar vast.
Hieronder de stappen om goed op te zeggen, en een opzegbrief die je als Word-bestand kunt downloaden.
Kort antwoord: zoek in het contract én de algemene voorwaarden de einddatum, de opzegtermijn, de vorm en het adres voor opzeggingen. Stuur je opzegbrief ruim op tijd, zó dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen, en vraag om een schriftelijke bevestiging. Niet de verzenddatum telt, maar de ontvangst.
Stap 1: zoek de vier gegevens die je nodig hebt
Voordat je iets verstuurt, zoek je vier dingen op. Kijk in het contract zelf, maar ook in de algemene voorwaarden van de leverancier: daar staat de opzegregeling vaak in.
| Gegeven | Waar je op let |
|---|---|
| Einddatum | Wanneer loopt de huidige periode af? Is het contract al eens verlengd, dan is dat een andere datum dan in het oorspronkelijke contract. |
| Opzegtermijn | Hoeveel dagen, weken of maanden vóór de einddatum moet de opzegging binnen zijn? |
| Vorm | Schriftelijk, aangetekend, per e-mail, via een portaal? |
| Adres | Naar welke afdeling, persoon of welk e-mailadres moet de opzegging? |
Reken daarna de uiterste opzegdatum uit: einddatum min opzegtermijn. Let op met maanden: een contract dat op 31 maart eindigt met drie maanden opzegtermijn, moet uiterlijk 31 december zijn opgezegd. Meer over termijnen lees je in opzegtermijnen van leverancierscontracten bewaken.
Stap 2: weet wat voor contract je hebt
- Contract voor bepaalde tijd: loopt tot de einddatum. Tussentijds opzeggen kan alleen als dat is afgesproken. Staat er een verlengingsclausule in, dan verlengt het contract zich als je niet op tijd opzegt.
- Contract voor onbepaalde tijd: in beginsel opzegbaar, met de afgesproken opzegtermijn. Staat er geen termijn in, dan geldt volgens vaste rechtspraak meestal een redelijke termijn. Wat redelijk is, hangt af van de omstandigheden, zoals hoe lang je al samenwerkt en hoe afhankelijk de leverancier van je is.
Tussen bedrijven geldt contractsvrijheid. De bescherming tegen lange stilzwijgende verlengingen uit de Wet Van Dam geldt in beginsel alleen voor consumenten. Waarom dat zo is, en wanneer een rechter er toch naar kan kijken, lees je in stilzwijgende verlenging van zakelijke contracten.
Stap 3: schrijf de opzegbrief
Een goede opzegbrief is kort en laat geen ruimte voor twijfel. Zet erin:
- Je eigen gegevens en die van de leverancier, met het adres uit het contract.
- Welk contract je opzegt, met naam en contractnummer.
- Tegen welke datum je opzegt, en een vangnet: "of tegen de eerstvolgende datum waarop dat mogelijk is". Zit je er een dag naast, dan is je opzegging niet waardeloos.
- Het artikel waarin de opzegtermijn staat.
- Een verzoek om schriftelijke bevestiging van de ontvangst en de einddatum.
- Praktische afspraken: geen facturen meer na de einddatum, incasso's stoppen, en je data terug (en daarna verwijderd) als de leverancier persoonsgegevens voor je verwerkt.
Gratis download
Opzegbrief voor een zakelijk contract (Word)
De brief uit dit artikel als Word-bestand. Vul de gegevens tussen haken in en verstuur hem zo dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen.
- Verwijst naar het juiste artikel en de opzegtermijn
- Vangnet: anders de eerstvolgende mogelijke datum
- Vraagt om schriftelijke bevestiging en stopt facturen
- Regelt de teruggave van je gegevens
Stap 4: verstuur hem zo dat je het kunt bewijzen
Een opzegging werkt pas als ze de ontvanger heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Niet de datum waarop jij verstuurt telt, maar de datum waarop de leverancier hem ontvangt. En als het tot een discussie komt, moet jíj aantonen dat de opzegging is aangekomen.
- Schrijft het contract een vorm voor, zoals aangetekend? Houd je daaraan.
- Aangetekend met ontvangstbevestiging geeft het sterkste bewijs.
- Per e-mail? Gebruik het adres uit het contract en vraag om een bevestiging. Een automatisch antwoord is beter dan niets, een inhoudelijke bevestiging is beter.
- Via een portaal? Maak een schermafbeelding of bewaar de bevestigingsmail.
- Verstuur ruim op tijd, zeker rond feestdagen en vakanties.
Stap 5: rond het netjes af
Na de bevestiging ben je er nog niet:
- Zet de bevestiging bij het contract, zodat je collega's ook weten dat het is opgezegd.
- Controleer de laatste factuur en of de incasso echt stopt.
- Haal je data op vóór de einddatum, en vraag om verwijdering daarna. Wat daarover in een verwerkersovereenkomst hoort te staan, lees je hier.
- Regel de overgang als je overstapt naar een andere leverancier, zodat er geen gat of dubbele kosten ontstaan.
Hoe je voorkomt dat je een opzegtermijn mist
De meeste opzeggingen gaan niet mis door een slechte brief, maar doordat niemand op tijd aan het contract dacht. In Looop leg je bij elk contract de opzegtermijn vast, en krijgt de eigenaar een melding op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum. Niet vóór de einddatum, want dan is het vaak al te laat. Nora AI leest de opzegtermijn uit het geüploade contract, met het fragment waar hij staat. Meer in verloopmeldingen instellen.
Dit artikel is geen juridisch advies. Twijfel je over een groot of complex contract, vraag dan een jurist mee te kijken.
Veelgestelde vragen
- Hoe zeg ik een zakelijk contract op?
- Zoek in het contract en de algemene voorwaarden de einddatum, de opzegtermijn, de vorm (schriftelijk, aangetekend, e-mail) en het adres voor opzeggingen. Stuur dan een opzegbrief met contractnummer en einddatum, op zo'n manier dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen, en vraag om een schriftelijke bevestiging.
- Wanneer is een opzegging op tijd?
- Een opzegging werkt pas als ze de ontvanger heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Niet de verzenddatum telt, maar de datum van ontvangst. Verstuur je opzegging daarom ruim voor de uiterste opzegdatum.
- Mag ik een zakelijk contract per e-mail opzeggen?
- Dat hangt af van wat er in het contract en de algemene voorwaarden staat. Schrijven die een bepaalde vorm voor, zoals aangetekend, houd je daar dan aan. Staat er niets, dan kan e-mail, maar zorg dat je de ontvangst kunt aantonen, bijvoorbeeld met een bevestiging van de leverancier.
- Kan ik een contract voor bepaalde tijd tussentijds opzeggen?
- Alleen als dat in het contract is afgesproken. Zonder zo'n bepaling loopt een contract voor bepaalde tijd door tot de einddatum. Je kunt wel in overleg met de leverancier een eerdere beëindiging afspreken; leg die dan schriftelijk vast.
- Wat als ik de opzegtermijn heb gemist?
- Dan is het contract vaak stilzwijgend verlengd, meestal met dezelfde periode. Zeg alsnog op tegen de eerstvolgende mogelijke datum, en vraag de leverancier of hij meewerkt aan een eerdere beëindiging. Tussen bedrijven geldt de bescherming van de Wet Van Dam in beginsel niet.
