Automatische meldingen zijn het eerste dat mensen instellen in een contractsysteem, en het eerste dat ze negeren. Meestal om dezelfde reden: de melding komt op het verkeerde moment, bij de verkeerde persoon, of met te weinig informatie om iets te kunnen doen.
De belangrijkste regel: stuur op de opzegdatum
Een contract loopt tot 31 december. De opzegtermijn is drie maanden. Een melding op 1 december is waardeloos: je bent dan al twee maanden te laat.
De datum waar je op stuurt is 30 september, de uiterste opzegdatum. Alle termijnen hieronder zijn gerekend vanaf dat moment, niet vanaf de einddatum.
Dit is de meest gemaakte fout bij het inrichten van meldingen. Zet je systeem op de einddatum, dan krijg je keurig op tijd een melding over een contract dat je niet meer kunt opzeggen.
Welke termijn per contracttype?
De juiste termijn hangt af van hoe lang je nodig hebt om een beslissing te nemen en een alternatief te regelen.
| Contracttype | Eerste melding | Waarom |
|---|---|---|
| SaaS en software | 90 dagen | Migratie en data-export kosten tijd |
| Schoonmaak en facilitair | 90 dagen | Aanbesteding en inwerken nieuwe partij |
| Telecom | 60 dagen | Overstap is meestal snel geregeld |
| Huur bedrijfspand | 12 maanden | Nieuwe locatie zoeken duurt lang |
| Wagenpark | 6 maanden | Levertijden van voertuigen |
| Verzekeringen | 60 dagen | Offertes opvragen en vergelijken |
| Arbeidscontract bepaalde tijd | 60 dagen | Aanzegplicht en gesprek met medewerker |
| Raamovereenkomsten | 6 maanden | Vaak een aanbestedingstraject |
Behandel dit als vertrekpunt. Het echte criterium is: hoeveel tijd heb ik nodig om nee te kunnen zeggen? Bij een dienst waar je van afhankelijk bent, is dat langer dan bij een abonnement dat je zo kunt vervangen.
Waarom drie meldingen beter werken dan één
Eén melding is een kans om het te missen. Een reeks werkt beter, omdat elke melding een ander doel heeft:
90 dagen: beslissen. Wil je door met deze leverancier? Dit is het moment om te evalueren, eventueel offertes op te vragen en intern af te stemmen.
60 dagen: handelen. Is de beslissing genomen? Dan nu opzeggen of heronderhandelen. Is hij nog niet genomen, dan is dit je laatste redelijke moment.
30 dagen: bevestigen. Is er daadwerkelijk opgezegd en heb je een bevestiging? Zo niet, dan is dit een noodsignaal.
Bij contracten met lange opzegtermijnen schuif je die reeks mee op: 12, 9 en 6 maanden voor een huurovereenkomst.
Naar wie moet de melding?
Hier gaat het net zo vaak mis als bij de timing. Drie regels:
- Naar een persoon, niet naar een gedeelde mailbox. Een melding in
inkoop@is een melding aan niemand. - Naar de contracteigenaar, met een tweede ontvanger. Is die persoon weg, dan vangt de tweede het op.
- Naar degene die kan beslissen. Een melding bij iemand die toch moet doorvragen, levert alleen vertraging op.
- Heeft elk contract een eigenaar met naam?
- Is er een tweede ontvanger voor als die persoon afwezig is?
- Staat de uiterste opzegdatum in het systeem, niet alleen de einddatum?
- Bevat de melding genoeg om te kunnen handelen: bedrag, looptijd, hoe opzeggen?
- Wordt er geregistreerd wat er met de melding is gedaan?
- Krijgt een genegeerde melding een opvolging?
Die laatste twee punten maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat ruis produceert. Een melding zonder opvolging is een mail die wordt weggeklikt.
Meldingsmoeheid voorkomen
Krijgt iemand elke week vijf meldingen, dan leest hij er binnen een maand nul. Drie manieren om dat te voorkomen:
- Geen meldingen voor contracten zonder beslismoment. Een doorlopend contract zonder opzegtermijn hoeft geen kwartaalherinnering.
- Bundel per persoon. Eén overzicht met vijf aflopende contracten werkt beter dan vijf losse mails.
- Laat de melding verdwijnen als er gehandeld is. Wie heeft opgezegd, hoeft de vervolgmelding niet meer te krijgen.
Hoe je het inricht
In Looop volgt de melding uit wat je bij het contract hebt vastgelegd: de einddatum, de opzegtermijn en de eigenaar. Het systeem rekent de uiterste opzegdatum zelf uit en meldt op 90, 60, 30 en 7 dagen daarvoor, met een laatste herinnering 7 dagen vóór de einddatum. Zo hoef je die datum niet per contract te berekenen.
Daaromheen:
- Taken om de evaluatie vast te leggen als opdracht met een eigenaar, in plaats van als mail die wordt weggeklikt
- Het dashboard met één overzicht van wat er de komende maanden afloopt, zodat je niet afhankelijk bent van meldingen alleen
- E-mailkoppeling zodat de opzegbevestiging van de leverancier bij het contract belandt
- Rapportage om te zien of er daadwerkelijk iets met aflopende contracten gebeurt
Voor inkoopteams staat op deze pagina hoe dat er in de praktijk uitziet.
Begin met de contracten die pijn doen
Je hoeft niet alles tegelijk in te richten. Zet meldingen eerst op:
- Contracten met een opzegtermijn van drie maanden of langer
- Contracten boven een bedrag dat je niet wilt missen
- Contracten die stilzwijgend met een vol jaar verlengen
Dat derde punt is de grootste bron van onnodige kosten. Meer daarover in stilzwijgende verlenging bij zakelijke contracten voorkomen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet een verloopmelding komen?
- Vóór de uiterste opzegdatum, niet vóór de einddatum. Een contract tot 31 december met drie maanden opzegtermijn moet uiterlijk 30 september zijn opgezegd; een melding op 1 december komt dus twee maanden te laat.
- Hoeveel dagen van tevoren wil je een melding?
- Dat hangt af van hoeveel tijd je nodig hebt om nee te kunnen zeggen: 90 dagen voor software en facilitair, 60 dagen voor telecom en verzekeringen, zes maanden voor wagenpark en raamovereenkomsten, en twaalf maanden voor de huur van een bedrijfspand.
- Waarom werken meerdere meldingen beter dan één?
- Elke melding heeft een eigen doel: op 90 dagen beslissen, op 60 dagen handelen, op 30 dagen controleren of de opzegging is bevestigd. Eén melding is één kans om het te missen.
