Er zijn twee manieren waarop een goedkeuringsproces faalt, en ze zien er tegenovergesteld uit.
De eerste: te streng. Elk contract moet langs legal, finance en de directeur. Gevolg: mensen gaan eromheen. Het contract wordt getekend en pas daarna "even afgestemd".
De tweede: te los. Wie het contract opstelt, tekent het ook. Gevolg: niemand merkt dat er een aansprakelijkheidsclausule in staat die je niet wilt.
De kunst is de middenweg: genoeg controle op wat ertoe doet, en geen controle op de rest.
Bepaal eerst waar je op stuurt
Een goedkeuringsworkflow gaat niet over contracten, maar over risico. Drie vragen bepalen wie erbij moet:
| Vraag | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Hoeveel geld is ermee gemoeid? | Of finance en directie erbij moeten |
| Hoeveel juridisch risico zit erin? | Of legal moet meekijken |
| Hoe lang zitten we eraan vast? | Of iemand met mandaat moet tekenen |
Een NDA van nul euro kan juridisch risicovol zijn. Een inkoop van 50.000 euro op standaardvoorwaarden misschien niet. Stuur dus niet alleen op bedrag.
Werk met drempels, niet met uitzonderingen
Het patroon dat in de praktijk het beste werkt:
- Onder een bedrag X: de contracteigenaar tekent zelf, geen review
- Boven X: review door finance op looptijd, waarde en indexatie
- Afwijking van je standaardvoorwaarden: altijd langs legal
- Boven bedrag Y of langer dan Z jaar: goedkeuring door iemand met mandaat
- Verwerking van persoonsgegevens: altijd een verwerkersovereenkomst erbij
- Verlenging van een bestaand contract: lichtere route dan een nieuw contract
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Een verlenging op ongewijzigde voorwaarden hoeft niet dezelfde route als een nieuw contract. Maak dat expliciet, anders ontstaat er een prikkel om verlengingen stilletjes te laten lopen, precies wat je niet wilt.
Parallel waar het kan
De meeste workflows zijn onnodig volgordelijk opgezet: eerst legal, dan finance, dan de directeur. Terwijl legal en finance naar verschillende dingen kijken en elkaar niet nodig hebben.
Laat ze tegelijk kijken. Alleen de eindgoedkeuring is echt volgordelijk, want die bouwt voort op de rest. Bij drie reviewers van elk twee dagen scheelt dat vier dagen doorlooptijd.
Kijk na een kwartaal terug: welke reviewer heeft daadwerkelijk iets gewijzigd? Een reviewer die in dertig contracten nul aanpassingen deed, staat waarschijnlijk in de verkeerde route.
Het probleem van de ene persoon
Elke organisatie heeft er een: degene bij wie alles vastloopt omdat hij op elk contract moet tekenen.
Drie manieren om dat op te lossen, in volgorde van voorkeur:
- Verhoog de drempel. Als iemand honderd contracten per jaar tekent en er nul van afwijst, is de drempel te laag.
- Regel vervanging. Leg vast wie er tekent bij afwezigheid. Zonder die afspraak ligt alles stil zodra die persoon een week weg is.
- Maak wachttijd zichtbaar. Een contract dat vijf dagen op één bureau ligt, moet opvallen.
Wat je in het document zelf doet
Het grootste tijdverlies in reviews komt niet van het beoordelen, maar van het terugvinden van wat er beoordeeld is. Drie versies met opmerkingen in drie mails levert een vierde versie op waarin iemand handmatig alles samenvoegt.
In Looop zet je opmerkingen in het document zelf, tijdens de review. Iedereen kijkt naar dezelfde versie, en je ziet wie er nog aan zet is. Dat scheelt de samenvoegronde volledig.
Verder helpt:
- Taken met een eigenaar en een deadline voor wat er na de goedkeuring nog moet gebeuren
- Rechten per rol zodat een reviewer precies ziet wat hij mag zien, per afdeling of contracttype
- E-handtekening direct aansluitend op de goedkeuring, zonder overstap naar een andere tool
- Rapportage om te zien hoeveel contracten er in welke fase zitten
Voor juridische teams staat op deze pagina hoe dat samenhangt met de rest van het proces.
Leg het vast, ook als het klein is
Een workflow die alleen in iemands hoofd zit, is geen workflow. Schrijf op:
- Welke contracttypen welke route volgen
- Welke bedragen welke goedkeuring vragen
- Wie er vervangt bij afwezigheid
- Wat er gebeurt als een reviewer niet reageert
- Wie er mag afwijken van de route, en hoe dat wordt vastgelegd
Dat laatste punt is belangrijker dan het lijkt. Er komt altijd een spoedgeval. Zonder een afgesproken uitzonderingsroute wordt de hele workflow bij het eerste spoedgeval genegeerd, en daarna nooit meer opgepakt.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
- Hoe zet je een goedkeuringsworkflow voor contracten op?
- Stuur op risico, niet alleen op bedrag: geldbedrag, juridisch risico en looptijd bepalen wie moet meekijken. Werk met drempels, laat reviewers waar mogelijk tegelijk kijken en leg vast wie vervangt bij afwezigheid.
- Moeten reviewers na elkaar of tegelijk kijken?
- Tegelijk waar het kan. Legal en finance kijken naar verschillende dingen en hebben elkaar niet nodig; alleen de eindgoedkeuring is echt volgordelijk. Bij drie reviewers van elk twee dagen scheelt dat vier dagen doorlooptijd.
- Wat doe je als alle contracten bij één persoon vastlopen?
- Verhoog de drempel als die persoon bijna niets afwijst, regel vervanging bij afwezigheid, en maak wachttijd zichtbaar zodat een contract dat dagen stilligt opvalt.
