Je stuurt een inkooporder met onderaan: "op al onze inkopen zijn onze inkoopvoorwaarden van toepassing". De leverancier bevestigt met: "op al onze leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing." Beide partijen gaan ervan uit dat hun eigen set geldt.
Dit heet de battle of forms, en het is in inkoopland zo alledaags dat er nauwelijks nog over nagedacht wordt. Tot er iets misgaat en de aansprakelijkheidsbeperking ineens het belangrijkste artikel van het contract blijkt.
De Nederlandse regel: wie het eerst verwijst, wint
Het Burgerlijk Wetboek kiest hier partij. De hoofdregel: verwijzen beide partijen naar hun eigen voorwaarden, dan geldt de eerste verwijzing. De tweede verwijzing heeft geen effect, tenzij die tweede partij de voorwaarden van de eerste uitdrukkelijk van de hand wijst.
Dat heet de first shot-regel. In een aantal andere landen geldt juist de last shot-regel, waarbij de laatste verwijzing wint. Werk je internationaal, dan is dat een relevant verschil.
Uitdrukkelijk van de hand wijzen betekent: expliciet zeggen dat je de andere voorwaarden verwerpt. Een standaardzinnetje onderaan je eigen document dat alleen jouw voorwaarden van toepassing verklaart, is dat niet. Dat is slechts een tweede verwijzing.
Waarom het ertoe doet
Het verschil tussen twee sets voorwaarden zit zelden in de leveringstermijn. Het zit in de artikelen die pas gaan spelen als het misgaat:
| Onderwerp | Inkoopvoorwaarden (jouw kant) | Verkoopvoorwaarden (hun kant) |
|---|---|---|
| Aansprakelijkheid | Ruim, soms onbeperkt bij opzet | Beperkt tot factuurwaarde of een bedrag |
| Garantie | Langere termijn, herstelplicht | Korter, uitsluiting van gevolgschade |
| Betaaltermijn | 60 dagen na ontvangst factuur | 14 tot 30 dagen |
| Eigendomsvoorbehoud | Eigendom over bij levering | Eigendom pas na volledige betaling |
| Geschillen | Jouw rechtbank | Hun rechtbank, soms arbitrage |
| Opzegging | Ruime mogelijkheden voor jou | Beperkt, met opzegvergoeding |
Bij een normale levering merk je niets van dit verschil. Bij een storing, een gebrek of een faillissement merk je het meteen.
De drie stappen die het verschil maken
1. Verwijs als eerste, en doe het goed
De first shot-regel beloont wie als eerste verwijst. Dat betekent in de praktijk: zet de verwijzing in je offerteaanvraag of je inkooporder, niet pas in de opdrachtbevestiging.
Een verwijzing alleen is niet genoeg. De voorwaarden moeten ook ter hand zijn gesteld, of digitaal beschikbaar zijn gemaakt op een manier waarop de wederpartij ze kan opslaan. Een link volstaat als die vindbaar en duurzaam is.
2. Wijs de andere set uitdrukkelijk van de hand
Krijg je een bevestiging met voorwaarden van de leverancier, reageer dan schriftelijk en expliciet:
"Wij wijzen de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand. Op deze overeenkomst zijn uitsluitend onze inkoopvoorwaarden van toepassing, die u bij onze aanvraag heeft ontvangen."
Dat kost één mail en is vaak doorslaggevend.
3. Leg vast wát er precies geldt
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis: niet juridisch, maar administratief. Twee jaar later weet niemand meer welke versie van welke voorwaarden bij dit contract hoort.
- Bewaar de versie van de voorwaarden die gold op het moment van contracteren
- Leg vast wie als eerste verwees, en in welk document
- Bewaar de mail waarin je de andere voorwaarden van de hand wees
- Noteer bij het contract welke set uiteindelijk van toepassing is
- Controleer bij verlenging of de leverancier nieuwe voorwaarden heeft ingevoerd
- Zorg dat inkoop en legal dezelfde versie van de inkoopvoorwaarden gebruiken
Dat eerste punt is cruciaal. Voorwaarden worden gewijzigd. Wat er vandaag op de website van je leverancier staat, is niet noodzakelijk wat er gold toen jullie tekenden. Zonder de destijds geldende versie sta je bij een geschil met lege handen.
Twee valkuilen
De verwijzing staat in een handtekeningblok. Een regel onderaan een mail is een zwakke verwijzing. Zet hem in het document zelf.
Er wordt doorgeleverd zonder dat iets is uitgeklaard. Gaat de levering gewoon door terwijl beide partijen naar hun eigen voorwaarden hebben verwezen, dan ontstaat er wel een overeenkomst, maar over de voorwaarden moet dan achteraf worden gestreden. Dat is precies de situatie die je wilt vermijden.
Hoe je dit beheersbaar maakt
Dit is voor een deel juridisch werk, maar voor het grootste deel een kwestie van vastleggen en terugvinden.
In Looop bewaar je bij elk contract de bijbehorende documenten: het contract, de inkooporder, de bevestiging en de geldende voorwaarden. Daarmee wordt "welke voorwaarden golden hier" een vraag met een antwoord in plaats van een zoektocht.
Verder helpt het volgende:
- Templates voor je inkooporders en offerteaanvragen, zodat de verwijzing naar je inkoopvoorwaarden er altijd in staat en niet afhangt van wie het document opstelt
- Goedkeuringsworkflows zodat contracten met afwijkende voorwaarden langs legal gaan voordat er getekend wordt, met opmerkingen in het document zelf
- E-mailkoppeling om de correspondentie waarin je de andere voorwaarden van de hand wees bij het contract te bewaren
- Risicobeheer om per contract vast te leggen dat de voorwaarden van de tegenpartij gelden, met de bijbehorende impact
- Rechten per gebruiker zodat inkoop en legal dezelfde bron gebruiken
Voor inkoopteams staat op deze pagina hoe dat er in de praktijk uitziet; vanuit legal bekeken is contractbeheer voor juridische teams het startpunt.
Loop eens vijf recente inkopen na en zoek uit wiens voorwaarden er gelden. In de meeste organisaties is dat bij minstens drie van de vijf niet met zekerheid te zeggen. Dat is meteen je nulmeting.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
- Welke voorwaarden gelden als beide partijen naar hun eigen voorwaarden verwijzen?
- In Nederland geldt de first shot-regel: de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, gelden. De tweede verwijzing heeft geen effect, tenzij de tweede partij de voorwaarden van de eerste uitdrukkelijk van de hand wijst.
- Wat betekent uitdrukkelijk van de hand wijzen?
- Expliciet laten weten dat je de voorwaarden van de ander verwerpt, bijvoorbeeld met: 'Wij wijzen de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand.' Een standaardzin dat alleen jouw voorwaarden gelden, is daarvoor niet genoeg.
- Waar verwijs je het best naar je inkoopvoorwaarden?
- Zo vroeg mogelijk: in de offerteaanvraag of de inkooporder, niet pas in de opdrachtbevestiging. De voorwaarden moeten ook ter hand zijn gesteld of digitaal beschikbaar zijn op een manier waarop de wederpartij ze kan opslaan.
