Er komt een brief: de tarieven gaan per 1 januari omhoog "conform de indexeringsclausule". Bijna niemand controleert die verhoging. En dat is jammer, want de berekening is niet ingewikkeld en er zit vaker een fout in dan je zou verwachten, bijna altijd in het nadeel van de afnemer.
In dit artikel: welk indexcijfer je nodig hebt, hoe de rekensom gaat, en waar je op moet letten.
Waarom contracten indexeren
Een meerjarig contract legt een prijs vast, maar de kosten van de leverancier bewegen mee met loon- en prijsontwikkeling. Een indexeringsclausule lost dat op: de prijs stijgt jaarlijks mee met een objectief, extern cijfer.
Dat is op zichzelf redelijk. Zonder die clausule zou een leverancier de prijs voor de hele looptijd moeten inschatten, en die onzekerheid zit dan vooraf al in het tarief.
Welk indexcijfer?
De meeste Nederlandse contracten verwijzen naar een cijfer van het CBS. De drie die je het vaakst tegenkomt:
| Index | Waarvoor | Typisch gebruik |
|---|---|---|
| CPI, alle huishoudens | Algemene prijsontwikkeling | Huurovereenkomsten, algemene dienstverlening |
| CAO-lonen | Loonontwikkeling | Detachering, schoonmaak, beveiliging, arbeidsintensieve diensten |
| Producentenprijsindex (PPI) | Prijzen af fabriek | Levering van goederen en grondstoffen |
Welk cijfer geldt, hangt af van wat er in jouw contract staat. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar juist hier gaat het vaak mis: een clausule die "de CPI" noemt zonder te zeggen welke reeks, laat ruimte voor interpretatie.
Bij arbeidsintensieve diensten maakt de keuze veel uit. CAO-lonen en de CPI lopen zelden gelijk. Een leverancier die mag kiezen, kiest het cijfer dat hem het beste uitkomt.
De berekening
De standaardformule is simpel:
Nieuwe prijs = oude prijs × (indexcijfer nieuwe periode ÷ indexcijfer oude periode)
Een voorbeeld. Je betaalt 10.000 euro per jaar. Het contract indexeert per 1 januari op basis van de CPI van oktober van het voorgaande jaar.
- Indexcijfer oktober vorig jaar: 128,4
- Indexcijfer oktober het jaar daarvoor: 124,7
- Berekening: 10.000 × (128,4 ÷ 124,7) = 10.296,72 euro
De verhoging is dus 2,97 procent, niet "ongeveer 3 procent afgerond naar boven".
Let op het basisjaar. Het CBS herziet periodiek de reeks, waarbij een nieuw jaar op 100 wordt gezet. Vergelijk je een cijfer uit de oude reeks met een uit de nieuwe, dan komt er onzin uit. Gebruik altijd twee cijfers uit dezelfde reeks.
Waar leveranciers afwijken
Vijf dingen die we in de praktijk regelmatig zien, en die je zelf kunt controleren:
1. Een bodem zonder plafond
"De prijs wordt jaarlijks geïndexeerd, met een minimum van 3 procent." Daalt de index, dan betaal je alsnog meer. Vraag om een tweezijdige clausule, of in elk geval om een plafond.
2. Een opslag bovenop de index
"CPI plus 1 procent." Dat is geen indexatie meer, dat is een prijsverhoging met een index als kapstok. Soms verdedigbaar, maar het hoort expliciet besproken te zijn.
3. Het verkeerde peilmoment
De clausule noemt oktober, de leverancier rekent met december omdat dat cijfer hoger uitkomt. Controleer welke maand in jouw contract staat.
4. Indexeren over een al geïndexeerd bedrag
Correct is: indexeer telkens over de laatst geldende prijs. Fout is: indexeer over de oorspronkelijke prijs én tel de voorgaande verhogingen er los bij op. Dat levert een hogere uitkomst.
5. Indexatie die niet is aangekondigd
Veel clausules eisen schriftelijke aankondiging, soms met een termijn. Gebeurt dat niet, dan kun je de verhoging soms betwisten, maar alleen als je weet dat die eis erin staat.
Wat je vastlegt per contract
- Welke index precies, inclusief de reeks en het basisjaar
- Het peilmoment: welke maand of welk kwartaal
- De indexatiedatum: per wanneer gaat de nieuwe prijs in
- Bodem, plafond of opslag, indien aanwezig
- Of aankondiging verplicht is, en met welke termijn
- De laatst geldende prijs, zodat je volgend jaar over het juiste bedrag rekent
- Wie de verhoging controleert voordat de factuur wordt goedgekeurd
Dat laatste punt is waar de meeste winst zit. Een indexatie wordt zelden gecontroleerd omdat niemand het als taak heeft. De factuur komt binnen, het bedrag is iets hoger, en dat klopt vermoedelijk wel.
Hoe je het bijhoudt
Indexatie is bij uitstek iets dat je per contract moet registreren, want elk contract heeft zijn eigen index, peilmoment en datum.
In Looop leg je de indexatie vast bij het contract zelf, samen met de looptijd en de contractwaarde. Dat maakt het volgende mogelijk:
- Taken met een eigenaar en een datum, zodat de controle van de indexatie jaarlijks terugkomt bij een persoon in plaats van bij niemand
- Verloopmeldingen rond de indexatiedatum, zodat je de aankondiging kunt toetsen voordat de nieuwe prijs ingaat
- Rapportage over contractwaarde, zodat je ziet wat de indexaties samen met je kostenbasis doen
- E-mailkoppeling om de indexatiebrief van de leverancier bij het contract te bewaren, zodat je volgend jaar kunt terugkijken wat er is aangekondigd
Voor finance-teams, die deze verhogingen uiteindelijk in de begroting terugzien, staat op deze pagina hoe dat samenhangt met de rest.
Het effect over meerdere jaren
Onderschat de samenstelling niet. Een contract van 50.000 euro per jaar dat vijf jaar loopt met 3 procent indexatie kost in jaar vijf ruim 56.000 euro. Over de hele looptijd betaal je bijna 16.000 euro meer dan het oorspronkelijke tarief × vijf.
Bij tientallen contracten tikt dat aan. En juist omdat elke verhoging op zichzelf klein lijkt, wordt er zelden naar gekeken.
Wil je weten wat betere grip op je contracten oplevert voor jouw organisatie, reken het dan door met de ROI-calculator.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
- Hoe bereken je een indexatie met CBS-cijfers?
- Nieuwe prijs = oude prijs × (indexcijfer nieuwe periode ÷ indexcijfer oude periode). Bij 10.000 euro en indexcijfers van 128,4 en 124,7 wordt de nieuwe prijs 10.296,72 euro, een stijging van 2,97 procent. Gebruik altijd twee cijfers uit dezelfde CBS-reeks.
- Welk CBS-indexcijfer hoort bij welk contract?
- De CPI voor algemene prijsontwikkeling, zoals huur en algemene dienstverlening; de CAO-lonen voor arbeidsintensieve diensten als schoonmaak en beveiliging; de producentenprijsindex voor levering van goederen. Welk cijfer geldt, staat in je contract.
- Waar gaan indexaties vaak mis?
- Bij een bodem zonder plafond, een opslag bovenop de index, het verkeerde peilmoment, indexeren over het oorspronkelijke in plaats van het laatst geldende bedrag, en verhogingen die niet zijn aangekondigd terwijl het contract dat eist.
