Een raamovereenkomst voelt bij het tekenen als het einde van een lang traject. In werkelijkheid begint het daar pas. De raamovereenkomst zelf regelt alleen de spelregels; de echte opdrachten, bedragen en deadlines zitten in de afroepen en nadere overeenkomsten die er in de jaren daarna onder hangen.
Precies daar gaat het in de praktijk mis: het plafond wordt overschreden zonder dat iemand het ziet, er wordt afgeroepen bij een leverancier terwijl de raamovereenkomst al is verlopen, of een prijsindexatie wordt nooit gecontroleerd.
Kort antwoord: beheer een raamovereenkomst als één contract met daaronder gekoppelde nadere overeenkomsten. Leg van de raamovereenkomst vast: looptijd en verlengingsopties, het plafond of de geraamde waarde, de prijsafspraken en indexatie, eventuele afnameverplichtingen en de opzegregeling. Houd per afroep bij wat er is besteed, en stel meldingen in op de einddatum en op het moment dat het budget op raakt.
Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst (ook wel raamcontract) is een overkoepelende afspraak met een of meer leveranciers. Je legt vooraf de voorwaarden vast waaronder je de komende periode opdrachten kunt geven: prijzen, kwaliteitseisen, levertijden, aansprakelijkheid. Wat je precies afneemt en wanneer, spreek je later per opdracht af.
Raamovereenkomsten zie je vooral bij terugkerende inkoop: uitzendkrachten en inhuur, IT-hardware, kantoorartikelen, onderhoud, schoonmaak, drukwerk en adviesdiensten.
Eén of meer leveranciers
- Met één leverancier: alle afroepen gaan naar dezelfde partij, tegen de afgesproken voorwaarden.
- Met meerdere leveranciers: je kiest per opdracht een leverancier uit de pool, bijvoorbeeld via een cascade (eerst nummer één, dan nummer twee) of via een minicompetitie tussen de deelnemers.
Raamovereenkomst en nadere overeenkomst
| Raamovereenkomst | Nadere overeenkomst (afroep) | |
|---|---|---|
| Regelt | De spelregels: prijzen, voorwaarden, looptijd | De concrete opdracht: wat, hoeveel, wanneer |
| Aantal | Eén | Meerdere, verspreid over de looptijd |
| Waarde | Plafond of geraamde waarde | Het werkelijke bedrag van die opdracht |
| Looptijd | Vast, vaak meerdere jaren | Per opdracht; kan doorlopen na het einde van het raamcontract als dat is afgesproken |
Voor overheden: de Aanbestedingswet
Ben je een overheidsorganisatie of andere aanbestedende dienst, dan gelden extra regels. Volgens de Aanbestedingswet 2012 mag een raamovereenkomst maximaal vier jaar duren, behoudens goed gemotiveerde uitzonderingen. Ook mag je bij het afroepen niet wezenlijk afwijken van wat in de raamovereenkomst is vastgelegd, en heeft de geraamde waarde gevolgen voor je aanbestedingsplicht.
Voor bedrijven onderling is de looptijd vrij en bepaal je de spelregels zelf. Maar ook dan geldt: wat niet in de raamovereenkomst staat, moet je per afroep opnieuw uitonderhandelen.
Wat leg je vast van een raamovereenkomst?
Naast de gewone contractgegevens heeft een raamovereenkomst een paar eigen velden die je per se wilt vastleggen:
- Looptijd, verlengingsopties en wie de verlenging moet activeren
- Het plafond of de geraamde totale waarde
- De prijsafspraken, inclusief indexatieclausule en de index die geldt
- Of er een afnameverplichting of exclusiviteit is
- Bij meerdere leveranciers: hoe je per opdracht kiest (cascade of minicompetitie)
- Wat er gebeurt met lopende nadere overeenkomsten als de raamovereenkomst eindigt
- Wie binnen je organisatie mag afroepen, en tot welk bedrag
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Een raamovereenkomst maakt bestellen makkelijk, en dat is precies de bedoeling. Maar zonder afspraak over wie mag afroepen, raakt het plafond sneller op dan iemand verwacht. Hoe je dat met een mandaat regelt, lees je in goedkeuringsworkflows voor contracten opzetten.
De vier risico's bij raamovereenkomsten
1. Het plafond wordt ongemerkt overschreden. Elke afroep is klein, samen zijn ze groot. Voor overheden kan overschrijding van de geraamde waarde zelfs betekenen dat een opdracht opnieuw had moeten worden aanbesteed.
2. Afroepen na het einde van de looptijd. De raamovereenkomst is verlopen, maar de bestelroutine loopt gewoon door. Je bestelt dan zonder geldige afspraken, en de voorwaarden van de leverancier zelf gaan gelden. Zie inkoopvoorwaarden versus algemene voorwaarden.
3. Prijsindexatie die niemand controleert. Raamovereenkomsten lopen meerdere jaren, dus vrijwel altijd met een jaarlijkse indexatie. Rekent de leverancier met de juiste index en de juiste basis? Zie contractindexatie met CBS-cijfers.
4. Verlengingsopties die verlopen. Veel raamovereenkomsten hebben een optie om te verlengen, die jij actief moet lichten vóór een bepaalde datum. Mis je die datum, dan eindigt de raamovereenkomst, en moet je opnieuw inkopen. Dat is het spiegelbeeld van stilzwijgende verlenging: hier mis je juist een verlenging die je wél wilde.
Zo beheer je het in de praktijk
- Leg de raamovereenkomst vast als hoofdcontract, met het plafond als contractwaarde en de einddatum en verlengingsoptie als bewaakte data.
- Koppel elke nadere overeenkomst eraan, zodat je per raamovereenkomst ziet wat er onder hangt.
- Houd het verbruik bij. Tel de waarde van de afroepen op en vergelijk die met het plafond. Een maandelijks meetmoment is voor de meeste raamovereenkomsten genoeg.
- Zet meldingen op de juiste momenten: ruim vóór de einddatum (om op tijd een nieuwe inkoop te starten, vaak zes maanden of meer), vóór de uiterste datum om een verlengingsoptie te lichten, en vóór de jaarlijkse indexatie.
- Evalueer jaarlijks met de leverancier: wordt de raamovereenkomst gebruikt zoals bedoeld, kloppen de prijzen nog, en presteert de leverancier? Zie ook SLA's en KPI's bewaken.
Raamovereenkomsten in Looop
In Looop leg je een raamovereenkomst vast als contract, met de totale waarde, looptijd en opzegtermijn. Daarna:
- koppel je de nadere overeenkomsten aan de raamovereenkomst, of bundel je ze in een dossier, zodat je met één klik ziet wat eronder valt;
- bewaak je het budget met een KPI op het contract, bijvoorbeeld "besteed bedrag ≤ plafond" met een maandelijks meetmoment. Looop maakt de meettaak automatisch aan en laat zien wanneer je boven de grens komt;
- krijg je verloopmeldingen vóór de uiterste opzegdatum, bij de eigenaar van het contract, en plan je taken op vaste data voor de jaarlijkse indexatie en het lichten van een verlengingsoptie;
- leest NORA AI de raamovereenkomst bij het uploaden uit en stelt looptijd, opzegtermijn en wederpartij voor.
Werk je met veel leveranciers en raamcontracten? Dan is deze pagina voor inkoopteams een goed startpunt.
Is je raamovereenkomst aanbesteed? Lees dan ook contractbeheer na de aanbesteding.
Veelgestelde vragen
- Wat is een raamovereenkomst?
- Een raamovereenkomst is een overkoepelende afspraak met een of meer leveranciers over de voorwaarden waaronder je gedurende een periode opdrachten kunt verstrekken, zoals prijzen, kwaliteit en looptijd. De concrete opdrachten volgen later, in nadere overeenkomsten of afroepen.
- Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een nadere overeenkomst?
- De raamovereenkomst legt de spelregels vast. De nadere overeenkomst is de concrete opdracht binnen die spelregels: wat, hoeveel, wanneer en voor welk bedrag. Een nadere overeenkomst kan doorlopen nadat de raamovereenkomst is afgelopen, als dat zo is afgesproken.
- Hoe lang mag een raamovereenkomst duren?
- Tussen bedrijven onderling is de looptijd vrij. Voor overheden en andere aanbestedende diensten geldt volgens de Aanbestedingswet 2012 een maximale looptijd van vier jaar, behoudens goed gemotiveerde uitzonderingen.
- Moet je bij een raamovereenkomst een minimale hoeveelheid afnemen?
- Alleen als dat in de raamovereenkomst staat. Veel raamovereenkomsten kennen geen afnameverplichting, maar sommige leveranciers bedingen een minimumvolume of exclusiviteit. Leg vast welke variant je hebt, want het bepaalt hoeveel vrijheid je houdt.
