Vraag iemand hoe lang het duurt om een contract rond te krijgen, en het antwoord is meestal "een week of drie". Vraag daarna hoeveel van die drie weken er daadwerkelijk aan het contract is gewerkt, en je komt uit op een paar uur.
De rest is wachten. Wachten op een review, op een akkoord, op een handtekening, op iemand die met vakantie is. Automatiseren gaat dus zelden over sneller schrijven. Het gaat over het wegnemen van wachttijd.
De zes stappen
Vrijwel elk contractproces ziet er zo uit, of je het nu hebt vastgelegd of niet:
- Aanvraag: iemand heeft een contract nodig
- Opstellen: een concept komt tot stand
- Review: legal, finance of een manager kijkt mee
- Goedkeuring: iemand met mandaat zegt ja
- Ondertekening: beide partijen tekenen
- Beheer: het contract gaat het register in en wordt bewaakt
Per stap zit er een ander soort vertraging in. En per stap is er iets anders aan te doen.
Stap 1 en 2: aanvraag en opstellen
Waar de tijd weglekt: de aanvraag komt binnen als mail of een berichtje, zonder de gegevens die nodig zijn om iets op te stellen. Er volgt een heen-en-weer van drie dagen over de looptijd, de tegenpartij en het bedrag.
Wat helpt: een vaste ingang waarin de benodigde velden meteen worden uitgevraagd. Geen formulier om het formulier, maar de vijf dingen die je altijd nodig hebt: wie, wat, hoe lang, hoeveel, en wanneer moet het klaar zijn.
Voor terugkerende contracttypen scheelt een template daarbovenop het meeste. Een standaard-NDA of opdrachtbevestiging hoeft niet elke keer opnieuw te worden opgebouwd.
Meet eens hoeveel van je contracten in een jaar tijd van hetzelfde type zijn. In de meeste organisaties is tachtig procent terug te brengen tot vijf of zes vormen. Die vijf standaardiseren levert meer op dan alle andere stappen bij elkaar.
Stap 3 en 4: review en goedkeuring
Dit is waar de meeste doorlooptijd zit, en waar automatisering het meeste effect heeft.
Waar de tijd weglekt: een concept gaat als bijlage naar drie mensen. Twee reageren, één vergeet het. Er komen drie versies terug met opmerkingen in verschillende documenten. Niemand weet welke versie de laatste is.
Wat helpt: een vaste route langs de juiste mensen, met de opmerkingen in het document zelf in plaats van in losse mails. Een goedkeuringsworkflow maakt zichtbaar wie er nog aan zet is, zodat je weet wie je moet aanspreken.
Drie ontwerpregels die in de praktijk werken:
- Parallel waar het kan, serieel waar het moet. Legal en finance kunnen vaak tegelijk kijken. Alleen de eindgoedkeuring is echt volgordelijk.
- Bepaal wie er wanneer bij hoeft. Niet elk contract van 500 euro hoeft langs de directie. Leg drempels vast.
- Maak stilte zichtbaar. Een review die vier dagen stilligt moet opvallen, niet verdwijnen.
Stap 5: ondertekening
Waar de tijd weglekt: printen, tekenen, scannen, mailen. Of een los ondertekenplatform waar het document heen gaat en waar het getekende exemplaar vervolgens blijft hangen.
Wat helpt: digitaal ondertekenen binnen dezelfde omgeving waar het contract wordt beheerd. Automatische herinneringen aan wie nog niet heeft getekend, en het getekende document dat meteen bij het contract terechtkomt.
Over welk niveau van digitale handtekening je nodig hebt, schreven we in is een digitale handtekening rechtsgeldig.
Stap 6: beheer
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en waar de grootste kosten ontstaan.
Waar de tijd weglekt: nergens, en dat is precies het probleem. Het contract is getekend, iedereen is tevreden, en het document verdwijnt in een map. Twee jaar later verlengt het zichzelf stilzwijgend.
Wat helpt: het contract gaat direct het register in, met looptijd, opzegtermijn en eigenaar. Verloopmeldingen en taken doen de rest.
Meer daarover in opzegtermijnen van leverancierscontracten bewaken.
Waar je moet beginnen
Niet bij de techniek. Begin met meten waar je tijd blijft:
- Hoeveel contracten sluit je per maand, en van welke typen?
- Hoeveel dagen zit er tussen aanvraag en handtekening?
- In welke stap zit de langste wachttijd?
- Hoeveel versies gaan er heen en weer voordat er getekend wordt?
- Wie moet er meekijken, en bij welk bedrag?
- Wat gebeurt er met het contract ná ondertekening?
Die derde vraag bepaalt waar je begint. Zit de vertraging in de review, dan is een workflow je grootste winst. Zit hij in het opstellen, dan zijn templates het antwoord. Zit hij ná ondertekening, dan heb je geen procesprobleem maar een registerprobleem.
Wat automatisering níét oplost
Eerlijk blijven helpt hier. Automatisering versnelt een proces dat je al kent. Het lost deze dingen niet op:
- Onduidelijk mandaat. Weet niemand wie mag tekenen, dan gaat een workflow dat niet voor je bepalen.
- Onderhandelingen. Discussie over aansprakelijkheid duurt zolang hij duurt.
- Slechte afspraken. Een contract met een onwerkbare clausule wordt er niet beter op omdat het sneller getekend is.
Wat je wél mag verwachten: minder heen-en-weer, zichtbaarheid van waar iets vastzit, en een contract dat na ondertekening niet meer verdwijnt.
Verder lezen
Veelgestelde vragen
- Hoe automatiseer je het contractproces?
- Begin bij de wachttijd, niet bij de techniek. Meet per stap waar contracten blijven liggen. Zit het in de review, dan levert een goedkeuringsworkflow het meest op; zit het in het opstellen, dan templates; zit het ná ondertekening, dan een register met meldingen.
- Uit welke stappen bestaat een contractproces?
- Zes: aanvraag, opstellen, review, goedkeuring, ondertekening en beheer. De meeste doorlooptijd zit in review en goedkeuring. De grootste kosten ontstaan in het beheer, als een getekend contract in een map verdwijnt en stilzwijgend verlengt.
- Hoeveel contracten kun je standaardiseren met templates?
- In de meeste organisaties is ongeveer tachtig procent van de contracten terug te brengen tot vijf of zes vormen. Die standaardiseren levert vaak meer op dan alle andere stappen samen.
