Een NDA teken je vaak in vijf minuten, vlak voor een eerste gesprek met een leverancier, partner of koper. Daardoor wordt hij zelden goed gelezen. Tot er iets uitlekt en blijkt dat de definitie te smal was, de geheimhoudingsplicht al verlopen is of niemand weet waar het getekende exemplaar staat.
Hieronder wat er in een geheimhoudingsovereenkomst naar Nederlands recht hoort te staan, de fouten die we het vaakst zien en wat je na ondertekening bewaakt.
Kort antwoord: een goede NDA beschrijft precies welke informatie vertrouwelijk is, waarvoor de ontvanger haar mag gebruiken, wie haar mag inzien, welke uitzonderingen gelden en hoe lang de plicht doorloopt. Een boetebeding maakt hem afdwingbaar zonder dat je eerst je schade hoeft te bewijzen. Een NDA is ook een "redelijke maatregel" in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.
Wanneer sluit je een NDA?
Altijd vóórdat je vertrouwelijke informatie deelt. Typische momenten:
- een offerte- of aanbestedingstraject waarin je specificaties, volumes of prijzen deelt;
- een samenwerking of joint venture die nog wordt verkend;
- een overname of investering (due diligence);
- het inschakelen van een adviseur, freelancer of softwareleverancier die toegang krijgt tot je systemen of klantdata.
Gaat het om persoonsgegevens die een leverancier voor je verwerkt? Dan is een NDA niet genoeg. Daarvoor heb je een verwerkersovereenkomst nodig.
Eenzijdig of wederzijds?
- Eenzijdig: alleen één partij deelt informatie en alleen de ontvanger is gebonden. Logisch als jij een leverancier je specificaties stuurt en zelf niets terugkrijgt.
- Wederzijds: beide partijen delen informatie en zijn allebei gebonden. Gebruikelijk bij samenwerkingen en overnames.
Twijfel je? Kies wederzijds. Een leverancier die ook prijsopbouw of technische details deelt, zal anders alsnog om een eigen NDA vragen, en twee losse NDA's met verschillende definities en termijnen maken het later lastiger.
Checklist: wat moet erin en waar let je op
| Onderdeel | Waar je op let |
|---|---|
| Partijen | De juiste rechtspersonen, met KvK-nummer. Moeten groepsmaatschappijen meedoen? Noem ze. |
| Doel | Waarvoor mag de ontvanger de informatie gebruiken? "Het beoordelen van een mogelijke samenwerking op het gebied van X." Gebruik buiten dat doel is dan een schending. |
| Definitie vertrouwelijke informatie | Niet alleen wat als "vertrouwelijk" gemarkeerd is. Neem ook mondelinge informatie op, en informatie waarvan de ontvanger redelijkerwijs moet begrijpen dat ze vertrouwelijk is. |
| Uitzonderingen | Informatie die al openbaar is (buiten schuld van de ontvanger), die de ontvanger al had, zelf onafhankelijk heeft ontwikkeld, of rechtmatig van een derde kreeg. Plus: wettelijke plicht of bevel van een rechter of toezichthouder, met de plicht om de andere partij vooraf te informeren. |
| Wie mag het inzien | Alleen medewerkers en adviseurs die het nodig hebben (need to know), die zelf ook aan geheimhouding gebonden zijn. De ontvanger staat in voor hun gedrag. |
| Duur | Hoe lang de overeenkomst loopt én hoe lang de geheimhoudingsplicht daarna doorloopt. Zie hieronder. |
| Teruggave en vernietiging | Op verzoek of aan het einde: teruggeven of vernietigen, met schriftelijke bevestiging. Regel wat er met back-ups gebeurt. |
| Geen licentie, geen verplichting | Het delen van informatie geeft geen recht op intellectueel eigendom en verplicht niet tot een deal. |
| Boete | Een vast bedrag per overtreding. Spreek uitdrukkelijk af dat je daarnaast schadevergoeding kunt vorderen: zonder die afspraak treedt de boete in de plaats van de schadevergoeding (artikel 6:92 lid 2 BW). |
| Recht en rechter | Nederlands recht en een bevoegde rechter, zeker bij een buitenlandse partij. |
De definitie en de uitzonderingen
De definitie is het hart van de NDA. Is ze te smal ("alleen schriftelijke informatie met het stempel vertrouwelijk"), dan valt alles wat in een gesprek of demo wordt gedeeld erbuiten. Is ze te breed ("alle informatie in welke vorm dan ook"), dan wordt ze in een conflict lastig uit te leggen en tekent een wederpartij niet.
De uitzonderingen zijn standaard en redelijk, maar let op de bewijslast. Zet erin dat de ontvanger moet aantonen dat een uitzondering geldt. Anders moet jij bewijzen dat de informatie níet al bekend was.
Hoe lang geldt de geheimhoudingsplicht?
Maak onderscheid tussen twee termijnen:
- Looptijd van de NDA: de periode waarin partijen informatie uitwisselen, bijvoorbeeld één of twee jaar.
- Geheimhoudingsplicht: hoe lang de ontvanger daarna nog moet zwijgen. Vaak twee tot vijf jaar na het einde van de NDA.
Voor echte bedrijfsgeheimen, zoals broncode, een recept of een productieproces, kun je afspreken dat de plicht geldt zolang de informatie geheim is. Zet dat dan expliciet in de NDA, en noem welke informatie dat betreft.
Boete: maak de NDA afdwingbaar
Schade door een gelekte offerte of strategie is vaak moeilijk te bewijzen. Een boetebeding lost dat op: de boete is verschuldigd zodra de overtreding vaststaat. Een boetebeding is geldig (artikel 6:91 BW), maar de rechter kan de boete matigen als de billijkheid dat klaarblijkelijk eist (artikel 6:94 BW). Een boete die in verhouding staat tot het belang houdt daarom beter stand dan een astronomisch bedrag. Hoe je zo'n beding opstelt, lees je in het boetebeding in een contract.
Wat de Wet bescherming bedrijfsgeheimen toevoegt
Sinds 2018 regelt de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb) wanneer informatie als bedrijfsgeheim wordt beschermd. Volgens artikel 1 moet de informatie:
- geheim zijn: niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk in de kringen die er normaal mee werken;
- handelswaarde hebben omdat ze geheim is;
- onderworpen zijn aan redelijke maatregelen om haar geheim te houden.
Dat derde punt is waar de NDA meetelt. Een getekende NDA is zo'n redelijke maatregel. En wie een geheimhoudingsovereenkomst schendt, gebruikt of openbaart het bedrijfsgeheim onrechtmatig (artikel 2 lid 2 Wbb). Dan kun je naast je contractuele rechten ook de maatregelen uit de Wbb inroepen.
De wet geeft ook grenzen: onafhankelijke ontdekking en reverse engineering van een product dat openbaar beschikbaar is, zijn in beginsel geen onrechtmatige verkrijging (artikel 3 Wbb), tenzij de ontvanger contractueel gebonden is om dat niet te doen. Wil je dat uitsluiten, zet het dan in de NDA.
De Wbb beschermt alleen informatie die aan alle drie de voorwaarden voldoet. Gewone vertrouwelijke informatie, zoals een offerte of een planning, valt er vaak niet onder. Daarvoor heb je de NDA zelf nodig.
Veelgemaakte fouten
- De NDA van de wederpartij ongezien tekenen. Vaak eenzijdig in hun voordeel: jouw informatie is niet beschermd, de hunne wel.
- Te laat tekenen. De eerste presentatie met cijfers is al gestuurd.
- Geen doelbinding. De ontvanger mag de informatie dan in beginsel overal voor gebruiken, zolang hij haar maar niet doorvertelt.
- Geen einde aan de geheimhoudingsplicht, of juist een te korte. Een plicht van één jaar voor broncode beschermt weinig.
- Geen boete. Dan moet je schade bewijzen, wat zelden lukt.
- Het getekende exemplaar is onvindbaar. Staat in iemands mailbox, en die persoon is vertrokken.
Wat bewaak je na ondertekening?
Een NDA is geen "tekenen en vergeten"-document. Leg vast:
- Looptijd: wanneer stopt de uitwisseling van informatie? Moet de NDA worden verlengd als het traject uitloopt?
- Einddatum geheimhoudingsplicht: tot wanneer is de wederpartij gebonden? Dat is een andere datum dan het einde van de NDA.
- Opzegtermijn en verlenging: sommige NDA's lopen voor onbepaalde tijd en zijn opzegbaar. Noteer de termijn.
- Teruggave: zet een taak op het einde van het traject om teruggave of vernietiging te vragen, met bevestiging.
- Eigenaar: wie binnen jouw organisatie is verantwoordelijk? Zonder eigenaar gebeurt bovenstaande niet.
In Looop leg je de NDA vast bij de relatie, met looptijd, opzegtermijn en eigenaar. De eigenaar krijgt meldingen vóór de uiterste opzegdatum en de einddatum, en je zet een taak op een vaste datum, bijvoorbeeld het einde van de geheimhoudingsplicht. Upload je een NDA, dan stelt Nora AI de wederpartij, datums en opzegtermijn voor, met het fragment waar ze staan. Een NDA-template zit in de juridische templatebibliotheek, en met de Nora-console toets je de NDA van een wederpartij aan je eigen contractrichtlijnen, zoals "geheimhoudingsplicht minimaal 3 jaar". Dat blijft een hulpmiddel, geen juridisch advies.
Bronnen
- Wet bescherming bedrijfsgeheimen, artikelen 1 tot en met 3 (wetten.overheid.nl)
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 6:91, 6:92 en 6:94 (wetten.overheid.nl)
Dit artikel is geen juridisch advies. Gaat het om waardevolle bedrijfsgeheimen of een overname, laat de NDA dan door een jurist beoordelen.
Veelgestelde vragen
- Wat is een geheimhoudingsovereenkomst (NDA)?
- Een geheimhoudingsovereenkomst of NDA (non-disclosure agreement) is een contract waarin partijen afspreken dat ze vertrouwelijke informatie die ze van elkaar krijgen geheimhouden en alleen gebruiken voor een afgesproken doel, zoals een offertetraject, samenwerking of overname. Je sluit hem voordat je de informatie deelt.
- Wat is het verschil tussen een eenzijdige en een wederzijdse NDA?
- Bij een eenzijdige NDA deelt alleen één partij vertrouwelijke informatie en is alleen de ontvanger gebonden. Bij een wederzijdse NDA delen beide partijen informatie en zijn ze allebei gebonden. Delen beide partijen iets, of is dat te verwachten, dan is een wederzijdse NDA de veiligere keuze.
- Hoe lang geldt een geheimhoudingsplicht?
- Zo lang als partijen afspreken. Vaak loopt de geheimhoudingsplicht nog twee tot vijf jaar door na het einde van de samenwerking. Voor echte bedrijfsgeheimen, zoals een recept of broncode, kun je afspreken dat de plicht geldt zolang de informatie geheim is. Een NDA zonder einddatum kan bij een opzegbare overeenkomst discussie opleveren, dus leg de duur expliciet vast.
- Is een boete in een NDA afdwingbaar?
- Een boetebeding is in Nederland geldig (artikel 6:91 BW), maar de rechter kan de boete matigen als de billijkheid dat klaarblijkelijk eist (artikel 6:94 BW). Zonder andere afspraak komt de boete in de plaats van schadevergoeding (artikel 6:92 lid 2 BW). Spreek daarom een redelijke boete per overtreding af én het recht om daarnaast volledige schadevergoeding te vorderen.
- Heb ik een NDA nodig als de Wet bescherming bedrijfsgeheimen al bestaat?
- Ja. De wet beschermt alleen informatie die aan strenge voorwaarden voldoet, waaronder dat je redelijke maatregelen hebt genomen om haar geheim te houden. Een NDA is zo'n maatregel. Daarnaast dekt een NDA ook vertrouwelijke informatie die geen bedrijfsgeheim in de zin van de wet is, en legt hij een boete en afspraken over teruggave vast.
