Het contract zegt wat er is afgesproken. De mail zegt waaróm.
Die toezegging over de levertijd, de uitzondering die de accountmanager maakte, de bevestiging dat de prijsverhoging dit jaar niet doorgaat: dat staat zelden in het contract. Het staat in een mail, in de inbox van iemand die er volgend jaar misschien niet meer werkt.
Daar is nu een oplossing voor: je koppelt je belangrijkste mails met één klik aan het juiste contract.
Twee manieren om het te doen
Vanuit het contract. Open een contract, ga naar het e-mailtabblad en koppel de berichten die erbij horen.
Vanuit je inbox in Looop. Je hebt een eigen mailomgeving binnen je Looop-account. Alles wat daar binnenkomt, koppel je met één klik aan een contract.
Hoe je mail in Looop krijgt
Ook daar twee routes, en allebei kosten ze je geen extra handelingen in je dagelijkse werk:
Stuur de mail direct door naar je persoonlijke Looop-adres.
Of zet je Looop-adres in de cc. Dan komt de correspondentie automatisch binnen terwijl je gewoon met je leverancier mailt zoals je gewend bent. Geen aparte stap, geen afwijkende werkwijze.
De cc-route werkt het beste bij onderhandelingen en verlengingsgesprekken. Zet je Looop-adres er vanaf het eerste bericht in, dan staat het hele gesprek er straks in, inclusief de toezeggingen die niet in het uiteindelijke contract belandden.
Waarom dit meer oplost dan het lijkt
Drie situaties die we regelmatig terughoren:
Een collega neemt een contract over. In plaats van "vraag het even aan Peter" staat de geschiedenis bij het contract. Ook als Peter er niet meer werkt.
Je moet opzeggen en zoekt de bevestiging. De verlengingsbrief van twee jaar geleden waarin de leverancier de nieuwe opzegtermijn meldde: die stond in een mailbox. Nu staat hij bij het contract. Dat is precies een van de vier plekken waar een opzegtermijn zich verstopt, zoals we beschreven in opzegtermijnen bewaken.
Er ontstaat discussie over wiens voorwaarden gelden. De mail waarin je de voorwaarden van de wederpartij van de hand wees, is dan precies het document dat je nodig hebt. Zie inkoopvoorwaarden versus algemene voorwaarden.
Wat het je collega's oplevert
Dit is geen functie voor jou alleen. De winst zit erin dat de context niet langer in één persoonlijke mailbox zit, maar bij het contract waar hij hoort, en dus bereikbaar is voor iedereen die dat contract mag zien.
Wie wat mag zien regel je met rechten per gebruiker, per afdeling, vestiging of contracttype.
Zo begin je
- Zoek je persoonlijke Looop-mailadres op in je account
- Zet het in de cc bij je volgende contractgesprek
- Koppel het binnengekomen bericht met één klik aan het juiste contract
- Of doe het andersom: open een contract en koppel bestaande mails
Meer staat op de functiepagina e-mailkoppeling.
Veelgestelde vragen
- Hoe koppel je een e-mail aan een contract in Looop?
- Open het contract en koppel berichten via het e-mailtabblad, of koppel ze met één klik vanuit je inbox in Looop.
- Hoe komt mail in Looop terecht?
- Stuur een mail door naar je persoonlijke Looop-adres, of zet dat adres in de cc. Met de cc-route komt de hele correspondentie binnen terwijl je gewoon met de leverancier mailt.
- Wie kan gekoppelde mails zien?
- Iedereen die het contract mag zien. Wie wat mag zien, regel je met rechten per gebruiker, per afdeling, vestiging of contracttype.
