Een contractregister in Excel is geen schande. Het is precies waar de meeste organisaties beginnen, en een goed bijgehouden spreadsheet is oneindig veel beter dan contracten die verspreid in mailboxen en mappen staan.
Het probleem zit niet in Excel zelf, maar in hóé de meeste registers zijn opgezet. Ze leggen de einddatum vast. En dat is net de verkeerde datum.
Kort antwoord: een bruikbaar contractregister in Excel legt per contract de einddatum, de opzegtermijn en een eigenaar vast, en rekent daaruit de uiterste opzegdatum uit. Op die datum stuur je, want wie hem mist zit vaak een jaar langer vast. Onderaan dit artikel kun je onze gratis template downloaden die dat automatisch doet, inclusief stilzwijgende verlengingen.
Waarom de meeste Excel-registers falen
Bijna elk contractoverzicht dat we zien heeft een kolom "einddatum". Bijna geen enkele heeft een kolom "uiterste opzegdatum". Terwijl dat de enige datum is waarop je nog iets kunt doen.
Een voorbeeld: een schoonmaakcontract loopt tot 31 maart, met drie maanden opzegtermijn. Wie in februari naar de einddatum kijkt, denkt nog ruim de tijd te hebben. Maar de opzegdatum was 31 december. Het contract verlengt stilzwijgend, en je zit nog een jaar vast.
De drie andere klassieke fouten:
- Geen eigenaar per contract. "Inkoop" is geen eigenaar. Een naam is een eigenaar.
- Stilzwijgende verlenging niet bijgewerkt. Het contract is verlengd, maar in het register staat nog de oude einddatum. Vanaf dat moment klopt geen enkele berekening meer.
- Geen vindplaats. Je weet dat er een contract is, maar niet waar het getekende exemplaar staat. Dan kun je de voorwaarden ook niet controleren.
Welke kolommen heb je nodig?
Dit is de opzet die we in onze template gebruiken. De eerste tien kolommen vul je zelf in; de rest rekent Excel uit.
| Kolom | Waarom |
|---|---|
| Contractnaam | Herkenbaar voor iedereen, niet alleen voor de opsteller |
| Wederpartij | Zodat je alle contracten met één leverancier bij elkaar ziet |
| Contracttype | Leverancier, SaaS, huur, lease, verwerkersovereenkomst… |
| Eigenaar (intern) | Eén persoon die beslist over verlengen of opzeggen |
| Startdatum en einddatum | Zoals in het contract staat |
| Stilzwijgende verlenging (ja/nee) | Bepaalt of het contract na de einddatum doorloopt |
| Verlengingsperiode | Meestal 12 maanden, soms korter |
| Opzegtermijn in maanden | Termijn in dagen of weken? Rond naar boven af |
| Lopende einddatum | Berekend: rolt automatisch door bij stilzwijgende verlenging |
| Uiterste opzegdatum | Berekend: lopende einddatum min de opzegtermijn |
| Dagen tot opzegdatum | Berekend, voor de signaalkleuren |
| Jaarwaarde | Om te bepalen waar je eerst naar kijkt |
| Vindplaats document | SharePoint-map, kluis, mail van… |
De formules die het werk doen
De uiterste opzegdatum is in Excel één regel. Met de einddatum in kolom G en de opzegtermijn in maanden in kolom J:
=ZELFDE.DAG(G5;-J5)
Werk je met een Engelstalige Excel, dan is het =EDATE(G5,-J5). De functie telt hele maanden af en houdt rekening met korte maanden: 31 maart min één maand wordt netjes 28 of 29 februari.
Het lastige deel is stilzwijgende verlenging. Is de einddatum al voorbij en verlengt het contract automatisch, dan wil je de lopende einddatum zien, niet de oorspronkelijke. Onze template doet dat met:
=ALS(EN(H5="Ja";G5<VANDAAG());
ZELFDE.DAG(G5;I5*(INTEGER(DATUMVERSCHIL(G5;VANDAAG();"m")/I5)+1));
G5)
Een telefoniecontract dat op 31 maart 2025 afliep en jaarlijks verlengt, staat daarmee automatisch op 31 maart 2027. Met een maand opzegtermijn wordt de uiterste opzegdatum dan 28 februari 2027.
Ken je het formulegedeelte niet uit je hoofd? Dat hoeft ook niet. De template hieronder heeft alle formules al voor 250 regels klaarstaan. Je vult alleen de witte kolommen in.
Signaalkleuren: wanneer moet je iets doen?
Een register dat je moet doorlezen om te zien wat er speelt, wordt niet gebruikt. Daarom kleurt de template elke regel op basis van het aantal dagen tot de uiterste opzegdatum:
- Rood (7 dagen of minder): nu beslissen, zo nodig vandaag nog opzeggen
- Oranje (binnen 30 dagen): evaluatie afronden en een besluit nemen
- Geel (binnen 90 dagen): evaluatie inplannen, offertes opvragen
- Groen (meer dan 90 dagen): niets te doen
Waarom 90 dagen? Omdat een serieuze evaluatie met alternatieven tijd kost. Meer daarover in verloopmeldingen instellen: op 90, 60 of 30 dagen?.
Gratis download
Contractregister-template voor Excel
Het register uit dit artikel, kant-en-klaar. Vul je contracten in en de template rekent de uiterste opzegdatum zelf uit.
- Rekent de uiterste opzegdatum automatisch uit
- Rolt stilzwijgende verlengingen door
- Signaalkleuren op 90, 30 en 7 dagen
- Overzicht met eerstvolgende opzegdatums en contractwaarde
Het tabblad Overzicht
Naast het register heeft de template een overzicht dat zichzelf bijwerkt:
- De tien eerstvolgende uiterste opzegdatums, met contract, wederpartij en eigenaar
- Het aantal contracten per signaalkleur
- De totale jaarwaarde, en hoeveel daarvan binnen 90 dagen opzegbaar is
- Aantal en waarde per contracttype
Dat laatste getal, de jaarwaarde die binnenkort opzegbaar is, is in de praktijk het nuttigste. Het vertelt je in één oogopslag hoeveel geld er de komende drie maanden ter discussie staat.
Waar Excel ophoudt
Eerlijk is eerlijk: met deze template kom je een heel eind. Maar een spreadsheet heeft grenzen die je met betere formules niet oplost.
Excel waarschuwt je niet. Het register weet dat er over 29 dagen een opzegdatum is, maar het vertelt het niemand. Jij moet het bestand openen. In een drukke maand gebeurt dat niet, en dat is precies de maand waarin het misgaat.
Eén bestand, meerdere mensen. Zodra inkoop, finance en de afdelingshoofden allemaal in hetzelfde bestand werken, ontstaan er kopieën, overschreven regels en "wie heeft dit veranderd?". Excel heeft geen echte audittrail.
Het contract zelf staat ergens anders. Het register verwijst naar een map, maar de voorwaarden, de verlengingsbrief en de mail waarin de leverancier een prijsverhoging aankondigde, staan los daarvan. Bij twijfel moet je alsnog gaan zoeken.
Invullen is handwerk. Elk nieuw contract betekent: PDF openen, termijnen zoeken, overtypen. Bij een paar contracten per jaar geen probleem, bij honderd in één inventarisatie wel.
Goedkeuren en ondertekenen gebeurt buiten het register. Wie welk contract mocht tekenen en of dat ook gebeurd is, staat nergens bij elkaar.
Vuistregel: blijf bij Excel zolang je minder dan zo'n dertig contracten hebt en één persoon het register bijhoudt. Kom je daarboven, of komen er meer eigenaren bij, dan kost het register je meer tijd dan het oplevert.
Van Excel naar contractbeheer-software
Looop neemt het handwerk van deze template over, zonder dat iemand een bestand hoeft te openen:
- Verloopmeldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum gaan automatisch naar de eigenaar van het contract, per mail. Looop rekent die datum uit de einddatum en de opzegtermijn, net als deze template.
- NORA AI leest een geüpload contract uit en stelt de wederpartij, looptijd en opzegtermijn voor. Een inventarisatie van honderd contracten wordt zo een kwestie van controleren in plaats van overtypen.
- Het dashboard toont wat er de komende maanden afloopt, gesorteerd op urgentie: hetzelfde als het tabblad Overzicht, maar altijd actueel.
- Goedkeuringsworkflows en digitaal ondertekenen zitten in dezelfde omgeving, met een volledige audittrail.
- E-mailkoppeling houdt verlengingsbrieven en prijsverhogingen bij het contract waar ze horen.
Je hoeft je Excel-werk niet weg te gooien. Een goed gevuld register is de ideale start voor een overstap: met de bulkimport in Looop zet je een Excel- of CSV-bestand met je contracten in één keer over, samen met de documenten zelf. Wat het kost, lees je in wat kost contractbeheer-software?.
Beginnen in vier stappen
- Download de template hierboven en verwijder de vijf voorbeeldregels
- Begin met je twintig grootste contracten op basis van jaarwaarde, niet met alles tegelijk
- Zoek per contract de opzegtermijn op, ook in de algemene voorwaarden. Waar die zich verstoppen, lees je in opzegtermijnen van leverancierscontracten bewaken
- Zet een vast moment in je agenda, bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand, om het tabblad Overzicht te bekijken
Wil je meer weten over de hele aanpak, van aanvraag tot verlenging? Lees dan contractbeheer: de complete gids.
Werk je al in SharePoint in plaats van Excel? Lees dan contractbeheer in SharePoint: wanneer werkt het, en wanneer niet?
Veelgestelde vragen
- Kun je contractbeheer in Excel doen?
- Ja, tot ongeveer vijftig contracten en zolang één persoon het register bijhoudt. Leg per contract minimaal de einddatum, de opzegtermijn, de uiterste opzegdatum en een eigenaar vast. Excel waarschuwt je alleen niet zelf: je moet het bestand actief openen om te zien wat er aankomt.
- Hoe bereken je de uiterste opzegdatum in Excel?
- Met de functie ZELFDE.DAG (in een Engelstalige Excel: EDATE). Staat de einddatum in G2 en de opzegtermijn in maanden in J2, dan geeft =ZELFDE.DAG(G2;-J2) de uiterste opzegdatum. Zet die datum in je agenda, niet de einddatum.
- Wat moet er in een contractregister staan?
- Minimaal: contractnaam, wederpartij, contracttype, interne eigenaar, start- en einddatum, opzegtermijn, of het contract stilzwijgend verlengt en met welke periode, de jaarwaarde en waar het getekende document staat. Daaruit reken je de uiterste opzegdatum af.
- Wanneer heb je contractbeheer-software nodig?
- Zodra meerdere mensen contracten beheren, je meldingen wilt die vanzelf bij de juiste persoon terechtkomen, of je bij een audit moet laten zien wie wat heeft goedgekeurd. Voor de meeste organisaties ligt dat omslagpunt tussen de dertig en vijftig lopende contracten.
