Contracteigenaarschap regelen: wie is eigenaar van welk contract?

Vraag in een organisatie wie verantwoordelijk is voor het schoonmaakcontract, en je krijgt drie antwoorden: inkoop, want die heeft het afgesloten. Facilitair, want die werkt ermee. Finance, want die betaalt de facturen. In de praktijk betekent dat vaak: niemand. En dan verlengt het contract zich ongemerkt.

Eigenaarschap van contracten regelen is geen bureaucratie. Het is de voorwaarde voor al het andere: meldingen hebben pas zin als ze bij iemand terechtkomen die er iets mee doet.

Wat doet een contracteigenaar?

De contracteigenaar is verantwoordelijk voor een contract tijdens de looptijd. Concreet:

• hij weet wat er is afgesproken en let erop dat het wordt nagekomen;
• hij ontvangt de meldingen over de opzegdatum;
• hij neemt het besluit om te verlengen, te heronderhandelen of op te zeggen, of zorgt dat het op tijd bij de juiste persoon ligt;
• hij is het aanspreekpunt voor vragen over dit contract.

Dat betekent niet dat de eigenaar alles zelf doet. Legal toetst de tekst, inkoop onderhandelt, finance controleert facturen. Maar de eigenaar zorgt dat het gebeurt. Bij grote contracten is de eigenaar soms een contractmanager; wat die rol inhoudt, lees je in wat doet een contractmanager?.

Waarom eigenaarschap vaak misgaat

Drie patronen die we steeds tegenkomen:

1. De afdeling als eigenaar. "Facilitair" is geen eigenaar. Een melding naar een gedeelde mailbox wordt door iedereen gezien en door niemand opgepakt.
2. De verkeerde eigenaar. De persoon die het contract uploadde of ondertekende, wordt automatisch eigenaar. Maar een directeur die tekent, gaat niet bijhouden of de schoonmaker op tijd komt.
3. De vertrokken eigenaar. Iemand wisselt van baan, het account wordt opgeheven en de contracten op zijn naam raken uit beeld. Niemand merkt het tot de leverancier een factuur voor een nieuw contractjaar stuurt.

Wie wordt eigenaar? Vier vragen

Twijfel je wie eigenaar moet zijn, stel dan deze vragen:

1. Wie beheert het budget waaruit dit contract wordt betaald?
2. Wie merkt het als de leverancier niet levert? Dat is degene die er dagelijks mee werkt.
3. Wie kan beslissen over verlengen of opzeggen, of weet wie dat moet doen?
4. Wie blijft er waarschijnlijk de komende jaren? Voor een contract van vijf jaar is een tijdelijke kracht geen goede eigenaar.

Wijzen de antwoorden naar dezelfde persoon, dan is de keuze makkelijk. Zo niet, kies dan degene die het budget beheert en maak de gebruiker verantwoordelijk voor het melden van problemen.

Voorbeelden:

De RACI-tabel voor contracten

Met een RACI-tabel leg je per taak vast wie wat doet:

• R (Responsible): voert de taak uit.
• A (Accountable): is eindverantwoordelijk. Per taak precies één.
• C (Consulted): wordt vooraf geraadpleegd.
• I (Informed): wordt op de hoogte gehouden.

Een voorbeeld voor een middelgrote organisatie. Pas de rollen aan aan jouw situatie.

Twee dingen vallen op. De contracteigenaar is bijna overal A: hij blijft eindverantwoordelijk, ook als anderen het werk doen. En de tekenbevoegde is iemand anders dan de eigenaar: wie een contract namens de organisatie mag ondertekenen, volgt uit de statuten, volmachten en de inschrijving in het Handelsregister, niet uit je RACI-tabel. Hoe je de goedkeuringsstappen vóór de handtekening inricht, lees je in goedkeuringsworkflows opzetten.

Overdracht als iemand vertrekt

Het moment waarop contracteigenaarschap het vaakst misgaat, is een vertrek of functiewissel. Neem dit op in je uitdienstprocedure:

1. Maak een lijst van alle contracten waarvan de vertrekkende medewerker eigenaar is.
2. Wijs per contract een nieuwe eigenaar aan. Niet allemaal tegelijk naar de manager, tenzij dat bewust tijdelijk is.
3. Loop de lopende zaken door: naderende opzegdatums, openstaande taken, een discussie met een leverancier, een geplande evaluatie.
4. Zet kennis die niet in het contract staat op papier: mondelinge afspraken, contactpersonen bij de leverancier, eerdere problemen.
5. Laat de nieuwe eigenaar bevestigen dat hij de contracten heeft overgenomen.
6. Verwijder het account pas daarna, anders kun je niet meer zien welke contracten nog op de oude naam staan.

Doe dit vóór de laatste werkdag. Na vertrek is de kennis weg.

De eigenaar in je contractregister

Eigenaarschap werkt alleen als het is vastgelegd waar iedereen het ziet: in het contractregister. Spreek af:

• elk contract heeft een eigenaar, zonder uitzondering; een contract zonder eigenaar mag niet in het register;
• de eigenaar is een persoon, met een vervanger bij langdurige afwezigheid;
• meldingen gaan naar de eigenaar, niet naar een gedeelde mailbox;
• controleer elk kwartaal of alle eigenaren nog in dienst zijn en nog de juiste functie hebben.

Begin je opnieuw, dan is het toewijzen van eigenaren een vaste stap in je contractinventarisatie.

Eigenaarschap in Looop

In Looop heeft elk contract een eigenaar. Wie een contract aanmaakt, is standaard eigenaar, en je wijst een andere collega aan in het contract zelf. Daarnaast:

• Meldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum gaan naar de eigenaar van het contract.
• Filter de contractlijst op eigenaar, zodat je bij een vertrek in één overzicht ziet welke contracten je moet overdragen. Daarna zet je alle contracten van die collega in één keer over naar een nieuwe eigenaar, of je verdeelt ze bewust over meerdere collega's. Doe dat vóórdat je het account van de vertrekkende collega verwijdert, zodat de meldingen bij de nieuwe eigenaar terechtkomen.
• Taken wijs je toe aan een persoon, en risico's hebben elk een eigen eigenaar.
• Goedkeuringsworkflows leggen vast wie reviewt en goedkeurt vóór de handtekening.
• Rechten per vestiging, afdeling, contractsoort en relatie bepalen wie welke contracten ziet. Een eigenaar ziet zijn eigen contracten altijd.