"We hebben al SharePoint." Bij veel organisaties staan de contracten daar al, in een documentbibliotheek. Dan ligt het voor de hand om er ook het contractbeheer in te doen: een lijst met metadata, een herinnering via Power Automate, klaar.
Dat kan werken. Hieronder lees je hoe je het goed opzet, waar het in de praktijk stukloopt, en wanneer een contractbeheertool de betere keuze is.
Kort antwoord: contractbeheer in SharePoint werkt als register, met een lijst met de juiste kolommen en een Power Automate-flow die herinneringen stuurt. Het loopt stuk op de uiterste opzegdatum (die vaak in de algemene voorwaarden staat en je zelf moet uitrekenen), rechten per afdeling, het beheer van de flows, en op goedkeuren en ondertekenen in hetzelfde proces. Sluiten meerdere mensen contracten af, dan is een contractbeheertool vaak minder werk dan het onderhoud van een eigen oplossing.
Zo werkt contractbeheer in SharePoint
Een werkende opzet bestaat uit drie onderdelen.
1. Een lijst als contractregister. Eén regel per contract, met kolommen voor in elk geval:
- wederpartij en contractsoort
- startdatum en einddatum
- opzegtermijn (getal plus eenheid: dagen, weken, maanden)
- verlengingsregel (verlengt het stilzwijgend, en met welke periode?)
- eigenaar (een persoonskolom)
- waarde per jaar
- een link naar het document
Welke velden je nodig hebt, staat uitgewerkt in ons Excel-template voor contractbeheer. Dezelfde kolommen werken in een SharePoint-lijst.
2. Een documentbibliotheek voor de contracten. Met een vaste mapstructuur of, beter, met metadata op het document zelf, zodat je kunt filteren op wederpartij of contractsoort.
3. Een herinnering via Power Automate. Een geplande flow draait bijvoorbeeld elke ochtend, haalt de lijstitems op waarvan de herinneringsdatum vandaag is, en mailt de eigenaar.
Voor een organisatie met een paar tientallen contracten en één persoon die ze beheert, is dat een prima begin. Het kost geen extra software als je SharePoint al gebruikt. Controleer wel bij je IT-beheerder welke onderdelen van Power Automate binnen jullie licentie vallen.
Waar het stukloopt
De opzegtermijn staat niet in het contract
De opzegtermijn staat vaak niet in het contract zelf, maar in de algemene voorwaarden van de leverancier. Wie het register vult, moet die dus ook lezen. In de praktijk blijft de kolom dan leeg, of er komt "zie AV" in te staan, en dan stuurt de flow niets.
De uiterste opzegdatum moet je zelf uitrekenen
Een herinnering op de einddatum is te laat. Je hebt de uiterste opzegdatum nodig: einddatum min opzegtermijn. Dat moet je zelf uitrekenen, in een berekende kolom of in de flow.
Met maanden wordt dat lastig. Een formule die de maand met drie verlaagt (DATE(jaar; maand − 3; dag)) gaat mis aan het eind van de maand: 31 mei min drie maanden wordt dan geen 28 februari, maar begin maart. Je bent dan een paar dagen te laat. Na elke verlenging moet de einddatum ook nog met de hand worden bijgewerkt, anders rekent de flow met een datum die voorbij is. Meer hierover in opzegtermijnen in leverancierscontracten.
Rechten per afdeling of vestiging
Niet iedereen hoort elk contract te zien. Arbeidsovereenkomsten, contracten met een vertrouwelijke prijs, een overname in voorbereiding. In SharePoint kun je rechten per site, bibliotheek of zelfs per item instellen, maar dat is handwerk. Bij elk nieuw contract moet iemand eraan denken, en het overzicht van wie wat mag zien raak je snel kwijt.
Wie heeft wat gedaan?
SharePoint bewaart versiegeschiedenis van lijstitems en documenten: je ziet wie een veld heeft gewijzigd. Wat het niet vastlegt, is het proces: wie het contract heeft goedgekeurd, wanneer de herinnering is gelezen, of iemand heeft besloten op te zeggen of te verlengen. Moet je dat later aantonen, aan een accountant of een auditor, dan zoek je in mailboxen.
Ondertekenen en goedkeuren
Een contract komt in SharePoint als het al getekend is. Het proces daarvoor, review, goedkeuring en ondertekening, loopt via mail en een losse ondertekentool. Je kunt met Power Automate een goedkeuringsflow bouwen, en Microsoft heeft eigen diensten voor ondertekenen. Maar dat zijn extra onderdelen om in te richten, te koppelen en te onderhouden, en wat daarvan in jouw licentie zit, moet je per situatie nagaan.
Het beheer van de flows
Dit is het punt dat het vaakst onderschat wordt. Een Power Automate-flow wordt meestal gebouwd door één enthousiaste collega, en draait vaak via diens verbindingen. Vertrekt die collega, verandert een kolomnaam of verloopt een verbinding, dan kan de flow stoppen. Valt dat niemand op, dan merk je het pas als een contract stilzwijgend is verlengd.
SharePoint of Excel vs een contractbeheertool
| SharePoint / Excel | Contractbeheertool (zoals Looop) | |
|---|---|---|
| Contractregister | ✅ Lijst of spreadsheet die je zelf inricht | ✅ Ingericht, met relaties, documenten en dossiers |
| Documenten opslaan en doorzoeken | ✅ Sterk | ✅ Document bij het contract |
| Uiterste opzegdatum | Zelf uitrekenen in een formule of flow | Wordt uitgerekend uit einddatum en opzegtermijn, kalenderjuist |
| Herinneringen | Via een flow die je zelf bouwt en onderhoudt | Standaard: 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum |
| Gegevens uit het contract halen | Handmatig | AI leest het contract uit en stelt gegevens voor, met bronfragment |
| Rechten | Per site, bibliotheek of item, handmatig | Per vestiging, afdeling, contractsoort en relatie |
| Goedkeuren | Zelf bouwen met een flow, of via mail | Ingebouwde workflow |
| Ondertekenen | Aparte dienst of tool | Ingebouwd |
| Audit trail van ondertekenen | Alleen als je tool die levert | Per ondertekening, bij het contract |
| Onderhoud | Afhankelijk van wie de flows bouwde | Bij de leverancier |
Het verschil tussen opslaan en bewaken zetten we uitgebreider op een rij in contractbeheer versus documentbeheer.
Wanneer stap je over?
SharePoint of Excel is genoeg zolang je contracten overzichtelijk zijn en één persoon het beheer doet. Overstappen loont meestal als een of meer van deze dingen gelden:
- Meer dan een handvol mensen sluiten contracten af, en je wilt dat er iemand meekijkt voordat er getekend wordt.
- Je hebt een opzegtermijn gemist, of je weet niet zeker of de flow nog draait.
- Rechten moeten per afdeling of vestiging, en het handmatig instellen kost te veel tijd.
- Je moet kunnen aantonen wie wat heeft goedgekeurd en getekend.
- De collega die de flows bouwde, vertrekt.
Hoe Looop dit oplost
In Looop leg je per contract de einddatum en de opzegtermijn vast in dagen, weken of maanden. Looop rekent de uiterste opzegdatum kalenderjuist uit (31 maart min drie maanden is 31 december) en stuurt de eigenaar meldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen daarvoor, plus 7 dagen vóór de einddatum.
Nora AI leest een geüpload contract uit en stelt de wederpartij, looptijd en opzegtermijn voor, met het fragment uit het contract erbij. Contracten gaan langs een goedkeuringsworkflow en worden digitaal ondertekend, onbeperkt en in elk pakket, met een audit trail per ondertekening. Rechten stel je in per vestiging, afdeling, contractsoort en relatie.
Overstappen gaat met de bulkimport: exporteer je SharePoint-lijst naar Excel of CSV, download de documenten, en zet alles in één keer over. Looop is te gebruiken vanaf €59 per maand, exclusief btw.
Wil je eerst andere tools vergelijken? Op beste contractbeheer-software in Nederland staan ze naast elkaar.
Veelgestelde vragen
- Kun je contractbeheer in SharePoint doen?
- Ja, tot op zekere hoogte. Met een SharePoint-lijst met kolommen voor wederpartij, einddatum, opzegtermijn en eigenaar, de contracten in een documentbibliotheek en een Power Automate-flow die herinneringen mailt, heb je een werkend register. Het loopt meestal stuk op de juiste opzegdatum, rechten per afdeling, het beheer van de flows en het ontbreken van ondertekenen en goedkeuren in hetzelfde proces.
- Hoe stuur je een herinnering voor een aflopend contract vanuit SharePoint?
- Met een geplande flow in Power Automate: die draait bijvoorbeeld elke ochtend, haalt de lijstitems op waarvan de herinneringsdatum vandaag is, en mailt de eigenaar. De herinneringsdatum moet dan wel kloppen: einddatum min opzegtermijn, rekening houdend met maanden van verschillende lengte, en bijgewerkt na elke verlenging.
- Wanneer is SharePoint niet meer genoeg voor contractbeheer?
- Als meer dan een paar mensen contracten afsluiten, als je rechten per afdeling of vestiging nodig hebt, als je moet kunnen aantonen wie wat wanneer heeft gedaan, of als de flow die de herinneringen stuurt afhangt van één collega. Dan wordt het onderhoud van de eigen oplossing al snel meer werk dan een contractbeheertool.
- Kan ik mijn SharePoint-contracten overzetten naar Looop?
- Ja. Exporteer de SharePoint-lijst naar Excel of CSV en download de documenten uit de bibliotheek, los of als zip. Met de bulkimport van Looop zet je beide in één keer over. Nora AI kan daarna de contracten uitlezen om ontbrekende gegevens, zoals de opzegtermijn, voor te stellen.
