Je kunt geen opzegtermijn bewaken van een contract waarvan je niet weet dat het bestaat. Toch begint bijna elke organisatie met contractbeheer bij de contracten die toevallig in beeld zijn: de huur, de grote IT-leverancier, misschien de lease.
De rest blijft liggen. En juist daar zitten de verrassingen: de softwarelicentie van een vertrokken collega, de verwerkersovereenkomst die nooit is getekend, het onderhoudscontract dat al drie keer stilzwijgend is verlengd.
Kort antwoord: inventariseer in vijf stappen. 1) Zoek op vijf plekken: boekhouding, afdelingen, schijven, mailboxen en de kast. 2) Verzamel alles op één plek. 3) Leg per contract een vaste set gegevens vast. 4) Wijs per contract een eigenaar aan en begin bij de grootste en meest kritieke. 5) Spreek af dat geen nieuw contract meer buiten het register om wordt getekend.
Stap 1: zoek op vijf plekken
Contracten staan zelden op één plek. Deze vijf bronnen samen dekken vrijwel alles:
1. De boekhouding. Draai een lijst van alle terugkerende betalingen van het afgelopen jaar. Elke terugkerende betaling hoort bij een afspraak, ook als niemand het een contract noemt. Dit is de betrouwbaarste bron, omdat het uitgaat van wat je echt betaalt.
2. De afdelingen. Stuur elke afdeling een korte vraag: met welke partijen hebben jullie afspraken, en waar staan die? Geef een deadline van twee weken en de lijst hieronder als geheugensteun.
3. Gedeelde schijven en SharePoint. Zoek op termen als "overeenkomst", "contract", "voorwaarden", "SLA" en "verwerkers".
4. Mailboxen. Veel afspraken zijn alleen per mail bevestigd: een opdrachtbevestiging, een akkoord op een offerte, een verlengingsbrief. Zoek in de mailboxen van inkoop, finance en het management.
5. De kast. Oudere contracten, vooral huur en lease, liggen vaak nog op papier.
Welke contracten worden vergeten?
Gebruik deze lijst als controle. Vooral de onderste helft wordt bij een eerste inventarisatie bijna altijd gemist:
- Huur van bedrijfsruimte en parkeerplaatsen
- Lease van auto's, printers en andere apparatuur
- IT: software, SaaS-abonnementen, hosting, telefonie en internet
- Facilitair: schoonmaak, beveiliging, catering, onderhoud
- Inhuur, uitzendkrachten en freelancers
- Verzekeringen
- Klantcontracten en raamovereenkomsten met klanten
- Verwerkersovereenkomsten (AVG)
- Geheimhoudingsverklaringen (NDA's)
- Abonnementen die met een creditcard zijn afgesloten
- Afspraken die alleen per mail of offerte zijn bevestigd
Stap 2: verzamel alles op één plek
Zet alles wat je vindt eerst in één map, voordat je gaat registreren. Scan papieren contracten in. Geef bestanden een vaste naam, bijvoorbeeld wederpartij - onderwerp - startjaar.
Zoek bij elk contract ook de algemene voorwaarden en eventuele wijzigingen en verlengingsbrieven erbij. Daar staat vaak de opzegtermijn die het contract zelf niet noemt. Meer daarover in opzegtermijnen van leverancierscontracten bewaken.
Vind je een contract zonder getekend exemplaar? Vraag de wederpartij om een kopie van het geldende contract én de voorwaarden. Leg vast dat het ontbrak, en ga bij twijfel uit van de langst redelijke opzegtermijn.
Stap 3: leg per contract dezelfde gegevens vast
Hou het bij een vaste, beperkte set velden. Liever tien velden die altijd zijn ingevuld dan dertig die half leeg blijven:
- contractnaam, wederpartij en contracttype
- eigenaar
- start- en einddatum, en of het contract stilzwijgend verlengt
- opzegtermijn en de uiterste opzegdatum
- jaarwaarde
- het document zelf, of waar het staat
Dit is het meest tijdrovende deel als je het met de hand doet: PDF openen, termijnen zoeken, overtypen. Reken op tien tot vijftien minuten per contract, en meer als de opzegtermijn in de voorwaarden zit.
Wil je beginnen in Excel? Download onze gratis contractregister-template. Die rekent de uiterste opzegdatum zelf uit.
Stap 4: wijs eigenaren aan en prioriteer
Een contract zonder eigenaar wordt niet bewaakt. Wijs per contract één persoon aan die beslist over verlengen of opzeggen, meestal de budgethouder, en laat die het bevestigen.
Werk daarna van groot naar klein:
- Eerst de contracten met een opzegdatum binnen 90 dagen. Daar kun je nu nog iets doen.
- Dan de twintig grootste, op jaarwaarde.
- Dan de kritieke contracten: waar je bedrijfsvoering op draait, of waar persoonsgegevens worden verwerkt.
- Dan de rest, in je eigen tempo.
Wat je bij de kritieke contracten tegenkomt, kun je meteen in een risicomatrix zetten. Zie contractrisico's in kaart brengen.
Stap 5: voorkom dat het weer veroudert
De grootste valkuil van een inventarisatie: een jaar later is het register weer verouderd. Drie afspraken voorkomen dat:
- Geen nieuw contract zonder registratie. Wie tekent, zorgt dat het contract in het register staat, met eigenaar.
- Een vast maandelijks moment om de komende opzegdatums door te nemen.
- Jaarlijks de boekhouding naast het register leggen. Staat er een terugkerende betaling zonder contract? Dan is er iets gemist.
Sneller met AI en een bulkimport
Het overtypen in stap 3 is precies het werk dat software je uit handen kan nemen.
In Looop upload je een contract, en NORA AI leest het uit: de wederpartij, startdatum, einddatum en opzegtermijn worden voorgesteld, elk met het fragment uit het contract waar het op is gebaseerd. Jij controleert en bevestigt. NORA herkent je eigen organisatie en stelt die niet voor als wederpartij; bij twijfel krijg je meerdere kandidaten in plaats van een gok.
Heb je al een lijst? Met de bulkimport zet je een Excel- of CSV-bestand met contractgegevens in één keer over, samen met de documenten zelf als losse bestanden of als zip. Looop levert daar een voorbeeldtemplate voor, en laat vóór het importeren zien welke regels klaar zijn en waar nog iets ontbreekt.
Daarna bewaakt Looop het voor je: verloopmeldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum, naar de eigenaar, en met de e-mailkoppeling komen verlengingsbrieven en opdrachtbevestigingen voortaan bij het juiste contract terecht in plaats van in een mailbox.
Wil je weten wat zo'n inventarisatie oplevert? Reken het uit met de ROI van contractbeheer-software in vier stappen.
Veelgestelde vragen
- Hoe begin je met het inventariseren van contracten?
- Begin bij de boekhouding: elke terugkerende betaling hoort bij een contract. Vraag daarnaast elke afdeling welke afspraken zij hebben, en zoek in gedeelde schijven en mailboxen. Zet alles eerst op één plek voordat je gaat registreren.
- Hoe lang duurt een contractinventarisatie?
- Voor een organisatie met een paar honderd medewerkers duurt het verzamelen meestal twee tot vier weken, vooral door het wachten op afdelingen. Het registreren gaat snel als AI de gegevens uit de documenten haalt; handmatig overtypen kost al snel tien tot vijftien minuten per contract.
- Welke contracten worden het vaakst vergeten?
- SaaS-abonnementen die met een creditcard zijn afgesloten, verwerkersovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, leasecontracten, onderhoudscontracten en afspraken die alleen per mail zijn bevestigd.
- Wat doe je met contracten waarvan het getekende exemplaar ontbreekt?
- Vraag de wederpartij om een kopie van het geldende contract en de voorwaarden, en leg vast dat het exemplaar ontbrak. Bij twijfel over de opzegtermijn ga je uit van de langst redelijke termijn, zodat een opzegging altijd op tijd is.
