Je verkoopt in HubSpot en je beheert contracten in Looop. Zonder koppeling typt iemand elke nieuwe klant twee keer over, en begint het contract pas als iemand eraan denkt. Met de koppeling komen bedrijven en contactpersonen vanzelf in Looop, en wordt een gewonnen deal direct een conceptcontract.
Dit artikel is de praktische handleiding: welke knoppen, welke rechten, wat er precies overkomt en wat niet. Wil je eerst het grotere plaatje van CRM, ERP en contractbeheer naast elkaar, lees dan contractbeheer koppelen aan HubSpot, Pipedrive en AFAS.
Kort antwoord: ga in Looop naar Instellingen → Integraties → Integratie toevoegen, kies HubSpot en log in bij HubSpot. Looop leest daarna bedrijven en contactpersonen in als relaties, en maakt van elke deal die op "closed won" komt een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt. Looop schrijft niets terug naar HubSpot. De koppeling zit in het Enterprise-plan.
Wat je nodig hebt
- Een Enterprise-abonnement op Looop. De koppelingen zitten in Enterprise, vanaf €499 per maand met 10 gebruikers (excl. btw). Zie prijzen.
- Een beheerdersrol in Looop. Alleen een Admin ziet de pagina Integraties en kan een koppeling aanzetten, wijzigen of verbreken.
- Een HubSpot-gebruiker die apps mag koppelen en toegang heeft tot bedrijven, contactpersonen en deals.
Stap 1: start de koppeling in Looop
- Open in Looop het menu Instellingen → Integraties.
- Klik op Integratie toevoegen.
- Kies HubSpot en klik op Verbind met HubSpot.
Stap 2: log in bij HubSpot en geef toegang
Je gaat naar HubSpot. Daar log je in en keur je de toegang goed. Looop vraagt deze rechten:
| Recht | Waarvoor |
|---|---|
| Bedrijven lezen | Bedrijven worden relaties in Looop |
| Contactpersonen lezen | Contacten komen bij de juiste relatie |
| Deals lezen | Gewonnen deals worden conceptworkflows |
| Eigenaren lezen | De dealeigenaar koppelen aan een Looop-gebruiker |
Het zijn alleen leesrechten. Looop wijzigt niets in je HubSpot-account.
Heb je Looop al eens eerder toegang gegeven? Dan slaat HubSpot het toestemmingsscherm over en kom je direct terug in Looop. Dat is normaal.
Stap 3: kies wat je synchroniseert
Terug in Looop kies je welke objecten je wilt meenemen:
- Bedrijven → relaties in Looop.
- Contactpersonen → contactpersonen bij de juiste relatie.
- Deals → gewonnen deals worden conceptworkflows.
De veldkoppeling is standaard en wordt automatisch toegepast (zie hieronder). Daarna kies je of je bestaande HubSpot-gegevens nu wilt importeren. Zet je dat aan, dan haalt Looop alle bestaande bedrijven en contactpersonen op. Dat draait op de achtergrond en kan bij een groot account enkele minuten duren.
Bij deals neemt de eerste import alleen deals mee die ná het moment van koppelen zijn gewonnen. Je begint dus met een schone workflow.
Stap 4: beoordeel mogelijke dubbelen
Staan er al relaties in Looop, dan vergelijkt Looop elk HubSpot-bedrijf met wat er al is:
- Zelfde websitedomein: het bedrijf wordt automatisch aan de bestaande relatie gekoppeld.
- Zelfde telefoonnummer of een vrijwel gelijke naam: Looop koppelt niet zelf. Op de HubSpot-kaart verschijnt "mogelijke duplicaten beoordelen". Per geval kies je Koppelen of Nieuw aanmaken.
- Geen overeenkomst: er komt een nieuwe relatie.
Voor contactpersonen geldt hetzelfde, met het e-mailadres als sterkste signaal.
Wat er precies naar Looop komt
Bedrijven: naam, website (uit het domein), telefoon, plaats en land, branche, omschrijving en de datum van aanmaken. De lifecycle-fase bepaalt het type: customer wordt klant, vendor of partner wordt leverancier, de rest "anders".
Contactpersonen: voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, functie, en de koppeling met het bedrijf.
Gewonnen deals: zodra een deal de fase closed won bereikt, maakt Looop een conceptworkflow aan, die uiteindelijk een contract wordt:
| HubSpot-deal | Conceptworkflow in Looop |
|---|---|
| Dealnaam | Titel |
| Bedrag | Contractwaarde |
| Sluitdatum | Startdatum |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Gekoppeld bedrijf | Relatie |
| Dealeigenaar | Eigenaar (als zijn e-mailadres een Looop-gebruiker is; anders de beheerder die de koppeling maakte) |
| Dealtype new business / existing business | Soort: verkoopcontract (anders: overig) |
De einddatum blijft leeg. Die vul je in als het contract is opgesteld.
Hoe vaak synchroniseert het?
- Webhooks: HubSpot meldt een nieuw of gewijzigd bedrijf, contact of deal direct aan Looop. Die wijziging staat binnen korte tijd in Looop.
- Inhaalslag elk uur: Looop haalt daarnaast elk uur alles op wat sinds de vorige synchronisatie in HubSpot is gewijzigd. Een gemiste melding wordt zo alsnog verwerkt.
- Tokens worden automatisch vernieuwd. Je hoeft niet opnieuw in te loggen.
Wat níet wordt gesynchroniseerd
Weet vooraf wat je niet moet verwachten:
- Niets van Looop naar HubSpot. Contractstatus, einddatum, documenten en handtekeningen blijven in Looop.
- Geen eigen HubSpot-velden. Alleen de standaardvelden hierboven. Eigen velden overnemen zit er standaard niet in; dat kunnen we als maatwerk bouwen, één keer betalen, zonder terugkerende kosten.
- Geen open of verloren deals. Alleen closed won leidt tot een concept. Een verloren deal doet niets.
- Geen latere dealwijzigingen. Per deal komt er één concept. Pas je daarna het bedrag in HubSpot aan, dan verandert het concept in Looop niet mee.
- Geen deal zonder gekoppeld bedrijf. Hangt de deal niet aan een bedrijf dat in Looop als relatie bestaat, dan wordt hij overgeslagen. Zo ontstaan er geen contracten zonder wederpartij.
- Geen producten, offertes, notities of e-mails uit HubSpot.
- Verwijderen verwijdert niet. Verwijder je een bedrijf of contact in HubSpot, dan haalt Looop alleen de koppeling weg. De relatie en de contracten in Looop blijven staan.
Drie dingen om vooraf te regelen
1. HubSpot is leidend voor bedrijfsgegevens. Wijzigt een gekoppeld bedrijf in HubSpot, dan worden naam, website, telefoon, plaats, branche, omschrijving en type in Looop overschreven. Pas die gegevens dus in HubSpot aan, niet in Looop. Contractgegevens (looptijd, opzegtermijn, documenten) beheer je juist in Looop.
2. Gebruik je meerdere pipelines? Looop herkent een gewonnen deal aan de standaardfase closed won. In HubSpot heeft elke fase een interne naam; extra pipelines krijgen eigen interne namen. Controleer in HubSpot bij je pipeline welke interne naam je gewonnen-fase heeft (uitleg van HubSpot). Wijkt die af, neem dan contact met ons op.
3. Zet sales en contracten op dezelfde e-mailadressen. De dealeigenaar wordt alleen eigenaar in Looop als hij met hetzelfde e-mailadres in Looop staat. Anders komt het concept bij de beheerder die de koppeling maakte.
Van deal tot getekend contract
- Sales zet de deal in HubSpot op closed won.
- Looop maakt een conceptworkflow aan, met relatie, waarde en eigenaar.
- De eigenaar stelt het contract op, bijvoorbeeld vanuit een template.
- Het contract gaat door review en goedkeuring. Hoe je dat inricht: goedkeuringsworkflows opzetten.
- De klant tekent digitaal via een beveiligde link, zonder account. Zie een contract digitaal laten ondertekenen.
- Vanaf dan lopen de verloopmeldingen, 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum.
Werk je met Pipedrive in plaats van HubSpot? Lees Pipedrive koppelen aan contractbeheer. En gebruik je naast HubSpot ook AFAS: AFAS en HubSpot koppelen.
Koppeling verbreken
Op de pagina Integraties klik je op Verbreken op de HubSpot-kaart. Looop trekt de toegang in en wist de opgeslagen sleutels. Relaties, contactpersonen en contracten die al in Looop staan, blijven staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe koppel ik HubSpot aan Looop?
- Ga in Looop naar Instellingen → Integraties en klik op 'Integratie toevoegen'. Kies HubSpot, log in bij HubSpot en geef Looop toegang. Daarna kies je welke objecten je wilt synchroniseren (bedrijven, contactpersonen, deals) en of je bestaande gegevens meteen wilt importeren. Alleen een beheerder kan dit doen, en de koppeling zit in het Enterprise-plan.
- Schrijft Looop iets terug naar HubSpot?
- Nee. Looop vraagt alleen leesrechten op bedrijven, contactpersonen, deals en eigenaren, en leest uitsluitend uit HubSpot. Contractstatus, documenten en handtekeningen blijven in Looop en worden niet naar HubSpot teruggezet.
- Wat gebeurt er als een deal in HubSpot op 'closed won' komt?
- Looop maakt automatisch een conceptworkflow aan, die na goedkeuring en ondertekening een contract wordt. De dealnaam wordt de titel, het dealbedrag de contractwaarde, de sluitdatum de startdatum en het gekoppelde bedrijf de relatie. De dealeigenaar wordt eigenaar als zijn e-mailadres ook een Looop-gebruiker is; anders wordt de beheerder die de koppeling maakte eigenaar.
- Hoe vaak synchroniseert de HubSpot-koppeling?
- Wijzigingen komen via webhooks binnen, dus binnen korte tijd na de wijziging in HubSpot. Daarnaast draait elk uur een inhaalslag die alles ophaalt wat sinds de vorige synchronisatie is gewijzigd, voor het geval een melding onderweg is gemist.
- Worden oude gewonnen deals ook contracten?
- Nee. Bij de eerste import neemt Looop alleen deals mee met een sluitdatum ná het moment van koppelen. Historische deals worden overgeslagen, zodat je workflow niet volloopt met honderden concepten.
