Je klanten staan in HubSpot of Pipedrive. Je debiteuren in AFAS. En je contracten? Die staan ergens anders, met een eigen lijst relaties die net niet overeenkomt met die in je CRM.
Het gevolg kennen de meeste organisaties: dezelfde klant drie keer anders gespeld, een getekende deal waar niemand een contract voor heeft opgesteld, en een debiteur die in de boekhouding wordt aangemaakt terwijl de contractgegevens al lang ergens anders stonden.
Kort antwoord: koppel contractbeheer aan het systeem dat leidend is voor klantgegevens. In Looop synchroniseren HubSpot en Pipedrive bedrijven en contactpersonen als relaties, en start een gewonnen deal automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt. De AFAS-koppeling zet organisaties en debiteuren vanuit Looop in AFAS; die synchronisatie richten we per klant samen met je in. Spreek vooraf af welk systeem leidend is voor welke gegevens.
Waarom koppelen?
Contractbeheer naast je CRM, zonder koppeling, betekent dubbel werk en twee waarheden. Waarom je beide systemen nodig hebt en waarom een CRM geen contractbeheer is, lees je in waarom je een CLM-systeem nodig hebt naast je CRM. Met een koppeling:
- staat elke relatie één keer goed in het systeem, met dezelfde naam als in je CRM;
- begint het contract op het moment dat de deal wordt gewonnen, in plaats van wanneer iemand eraan denkt;
- hoeft finance debiteuren niet opnieuw over te typen in de boekhouding.
HubSpot
Wat er naar Looop komt:
- Bedrijven worden relaties in Looop.
- Contactpersonen komen bij de juiste relatie.
- Deals op "closed won" starten automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt. De dealnaam wordt de titel, het dealbedrag de contractwaarde, het gekoppelde bedrijf de relatie, en de dealeigenaar de eigenaar in Looop.
Wijzigingen komen realtime binnen via webhooks, met een periodieke inhaalslag voor wat onderweg is gemist.
Pipedrive
Wat er naar Looop komt:
- Organisaties worden relaties.
- Personen komen bij de juiste relatie.
- Gewonnen deals starten automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt, met titel, waarde, relatie en eigenaar.
Ook hier werken de wijzigingen realtime via webhooks.
Bij het koppelen worden alleen deals meegenomen die ná het moment van koppelen zijn gewonnen. Zo begin je met een schone workflow, zonder honderden historische deals als concept.
AFAS
De AFAS-koppeling werkt de andere kant op: van Looop naar AFAS.
- Organisaties uit Looop worden in AFAS aangemaakt, inclusief als debiteur (verkooprelatie).
- Personen en contactpersonen komen erbij.
Zo hoeft finance een nieuwe klant niet opnieuw in te voeren nadat het contract is getekend. Omdat elke AFAS-inrichting anders is, richten we de synchronisatie per klant samen met je in, met de AFAS-gegevens van je eigen omgeving.
Waar let je op?
1. Spreek af welk systeem leidend is. Klantgegevens komen uit het CRM; contractgegevens (looptijd, opzegtermijn, documenten) uit het contractbeheer; financiële gegevens uit het ERP. Wie wijzigt wat, waar?
2. Ruim je CRM eerst op. Dubbele bedrijven in HubSpot worden dubbele relaties in je contractbeheer. Een uur opschonen vooraf scheelt later veel uitzoekwerk.
3. Spreek af wat "gewonnen" betekent. Een deal op "closed won" start in Looop een conceptworkflow. Zorg dat het team die status pas gebruikt als de klant echt akkoord is.
4. Bepaal wie het concept oppakt. De conceptworkflow staat in Looop met de dealeigenaar als eigenaar. Spreek af wie het daarna uitwerkt en ter goedkeuring en ondertekening aanbiedt.
5. Alleen een beheerder koppelt. In Looop kunnen alleen beheerders een koppeling aanzetten of wijzigen. Dat voorkomt dat iemand per ongeluk een tweede CRM aansluit.
Van deal naar getekend contract
Met de koppeling ziet het proces er zo uit:
- Sales wint de deal in HubSpot of Pipedrive.
- Looop maakt automatisch een conceptworkflow aan, met relatie, waarde en eigenaar.
- Het contract wordt opgesteld, liefst vanuit een eigen template.
- De goedkeuringsworkflow zorgt dat de juiste mensen het zien.
- De klant tekent digitaal via Looop e-sign, zonder account. Hoe dat werkt: een contract digitaal laten ondertekenen.
- Het contract wordt actief, en de verloopmeldingen lopen vanaf dat moment.
- Met AFAS gekoppeld staat de klant als debiteur klaar voor de eerste factuur.
Meer over de stappen van aanvraag tot handtekening lees je in je contractproces automatiseren. Twijfel je of je contractbeheer niet gewoon in AFAS zelf kunt doen? Lees AFAS contractbeheer of een losse tool?
Beschikbaarheid
De native koppelingen met HubSpot, Pipedrive en AFAS zijn onderdeel van het Enterprise-plan, dat begint vanaf €499 per maand met 10 gebruikers. Werk je met een ander CRM of ERP? Laat het ons weten in een demo; we breiden het aantal koppelingen uit op basis van wat klanten gebruiken.
Stap voor stap instellen: HubSpot koppelen en Pipedrive koppelen. Zoek je een koppeling tussen AFAS en HubSpot zelf, lees dan AFAS en HubSpot koppelen.
Veelgestelde vragen
- Kun je contractbeheer koppelen aan HubSpot?
- Ja. In Looop koppel je HubSpot via een beveiligde login. Bedrijven en contactpersonen komen als relaties in Looop, en een deal die op 'closed won' komt, start automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt, met titel, waarde, relatie en eigenaar.
- Werkt de koppeling met Pipedrive hetzelfde?
- Grotendeels. Organisaties en personen worden gesynchroniseerd, en een gewonnen deal start automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt. Wijzigingen komen realtime binnen via webhooks.
- Wat doet de AFAS-koppeling?
- De AFAS-koppeling werkt de andere kant op: Looop zet organisaties, personen en contactpersonen in AFAS, inclusief de organisatie als debiteur. Omdat elke AFAS-inrichting anders is, richten we de synchronisatie per klant samen met je in, met de AFAS-gegevens van je eigen omgeving.
- Worden oude deals ook overgezet?
- Nee. Bij het koppelen worden alleen deals meegenomen die ná het moment van koppelen zijn gewonnen. Zo krijg je geen honderden historische deals als conceptcontract in je workflow.
