Printen, tekenen, scannen, mailen, en dan wachten tot de andere partij hetzelfde doet. Bij een gemiddeld contract kost dat dagen, en het grootste deel daarvan is wachten. Digitaal ondertekenen haalt die tijd eruit.
Maar sneller is niet het enige voordeel. Een goed ingericht ondertekeningsproces legt ook vast wie wanneer heeft getekend, voorkomt dat de verkeerde versie wordt getekend, en zorgt dat het getekende contract automatisch op de juiste plek terechtkomt.
Kort antwoord: zet de definitieve versie klaar, voeg de ondertekenaars toe, kies of ze tegelijk of op volgorde tekenen, en verstuur het verzoek. Elke ondertekenaar tekent via een unieke link in de browser, zonder account. Volg de voortgang, laat herinneringen automatisch uitgaan, en bewaar het getekende document met de audittrail bij het contract.
Stap 1: zet de definitieve versie klaar
De meest gemaakte fout bij digitaal ondertekenen heeft niets met techniek te maken: de verkeerde versie wordt getekend.
- Rond de onderhandeling af vóór je verstuurt. Een getekend document kun je niet meer stilletjes aanpassen.
- Controleer de bijlagen. Verwijst het contract naar algemene voorwaarden, een SLA of een prijsbijlage? Voeg ze toe aan hetzelfde document, of verwijs er eenduidig naar.
- Controleer de goedkeuring. Is het contract intern goedgekeurd door wie dat moet? Zie goedkeuringsworkflows opzetten.
Stap 2: voeg de ondertekenaars toe
Per ondertekenaar leg je de naam, het e-mailadres en de organisatie vast. Twee dingen om te controleren:
- Is de ondertekenaar bevoegd? Aan de kant van de wederpartij moet iemand tekenen die de organisatie mag vertegenwoordigen. Bij twijfel controleer je de tekenbevoegdheid in het KvK-uittreksel.
- Teken je zelf ook? Vergeet je eigen ondertekenaar niet, en houd je aan je eigen mandaat.
Stap 3: kies tegelijk of op volgorde
| Tegelijk (parallel) | Op volgorde (sequentieel) | |
|---|---|---|
| Hoe | Iedereen krijgt de uitnodiging meteen | De volgende krijgt de uitnodiging pas als de vorige heeft getekend |
| Sneller | Ja | Nee |
| Wanneer gebruiken | Standaardcontracten, NDA's, opdrachtbevestigingen | Als de wederpartij eerst moet tekenen, of intern pas na de klant wordt getekend |
Een veelgebruikte volgorde: eerst de wederpartij, dan je eigen tekenbevoegde. Zo teken je zelf pas als je zeker weet dat de andere kant akkoord is.
Stap 4: verstuur en volg op
Elke ondertekenaar krijgt een e-mail met een unieke, beveiligde link. Daarna wil je kunnen zien:
- wie de uitnodiging heeft geopend, wie heeft getekend en wie nog niet;
- of iemand heeft geweigerd;
- wanneer het verzoek verloopt.
Stel een verloopdatum in die past bij de urgentie. Te kort, en je moet opnieuw versturen; te lang, en het verzoek blijft eindeloos open.
Stap 5: archiveer het getekende contract, met audittrail
Een handtekening is pas iets waard als je later kunt aantonen dat hij is gezet, door wie en wanneer. Daarvoor is de audittrail: een vastlegging van elke stap, van verzenden tot ondertekenen, met tijdstip en technische gegevens.
Bewaar het getekende document met de audittrail bij het contract zelf, niet in een aparte e-signtool. Anders heb je straks twee plekken waar je moet zoeken. Hoe lang je het moet bewaren, lees je in hoe lang je contracten moet bewaren.
Stap 6: zet het contract in beheer
Na de laatste handtekening begint het eigenlijke contractbeheer: einddatum, opzegtermijn, eigenaar en meldingen. Wie dat direct regelt, voorkomt dat het getekende contract in een map verdwijnt. Zie contractbeheer: de complete gids.
Is het rechtsgeldig?
Ja. Onder de Europese eIDAS-verordening mag aan een elektronische handtekening het rechtsgevolg en de bewijskracht niet worden ontzegd enkel omdat hij elektronisch is. Voor de meeste zakelijke contracten volstaat een elektronische handtekening, en een audittrail versterkt de bewijskracht. Voor een beperkt aantal rechtshandelingen gelden strengere vormvereisten.
Het hele verhaal, inclusief de drie niveaus van elektronische handtekeningen en wanneer je welke nodig hebt, lees je in is een digitale handtekening rechtsgeldig?.
Digitaal ondertekenen in Looop
In Looop is ondertekenen ingebouwd, in elk pakket en zonder credits of los abonnement:
- Start vanuit de workflow of direct via E-Sign. Een contract dat in de workflow de status "Ter ondertekening" krijgt, staat meteen klaar. Of upload een PDF of Word-document.
- Ondertekenaars met naam, e-mail en organisatie, die tegelijk of op volgorde tekenen.
- Geen account nodig. Elke ondertekenaar krijgt een gepersonaliseerde mail met een unieke link, en tekent in de browser: door de handtekening te tekenen, te typen of te uploaden. Weigeren kan ook.
- Automatische herinneringen na 3, 7 en 14 dagen, en een verloopdatum tussen 7 en 90 dagen.
- Een volledige audittrail: elk bekijken, ondertekenen en weigeren wordt vastgelegd met tijdstip, IP-adres en browsergegevens.
- Automatisch actief. Zodra iedereen heeft getekend, zet Looop het contract op Actief, en lopen de verloopmeldingen vanaf dat moment.
Komt het contract uit je CRM? Lees dan hoe een gewonnen deal in HubSpot of Pipedrive automatisch een concept wordt: contractbeheer koppelen aan HubSpot, Pipedrive en AFAS.
Veelgestelde vragen
- Hoe laat ik een contract digitaal ondertekenen?
- Zet de definitieve versie van het document klaar, voeg de ondertekenaars toe met naam en e-mailadres, kies of ze tegelijk of op volgorde tekenen, en verstuur het verzoek. Elke ondertekenaar krijgt een unieke link, tekent in de browser, en het getekende document komt met een audittrail terug.
- Moet de ondertekenaar een account aanmaken?
- Bij goede e-signsoftware niet. In Looop krijgt elke ondertekenaar een gepersonaliseerde e-mail met een beveiligde, unieke link, en kan direct in de browser tekenen: door een handtekening te tekenen, te typen of te uploaden.
- Is een digitaal ondertekend contract rechtsgeldig?
- Ja. Onder de Europese eIDAS-verordening mag een elektronische handtekening niet als bewijs worden geweigerd enkel omdat hij elektronisch is. Voor de meeste zakelijke contracten volstaat een elektronische handtekening; een audittrail versterkt de bewijskracht. Voor een beperkt aantal rechtshandelingen gelden strengere eisen.
- Wat als iemand niet tekent?
- Stuur een herinnering, of laat het systeem dat automatisch doen. In Looop gaan herinneringen automatisch uit na 3, 7 en 14 dagen, en verloopt een verzoek na de termijn die je hebt ingesteld (7 tot 90 dagen). Een ondertekenaar kan ook weigeren; dan zie je dat direct in het overzicht.
