Pipedrive is waar je verkoopt. Maar zodra de deal binnen is, begint het echte werk: een contract opstellen, laten goedkeuren, laten tekenen en daarna de looptijd en opzegtermijn bewaken. Met de Pipedrive-koppeling begint dat werk vanzelf op het moment dat je de deal op gewonnen zet.
Hieronder de stappen, en precies wat er overkomt. Voor het overzicht van alle koppelingen en waarom je ze wilt, lees contractbeheer koppelen aan HubSpot, Pipedrive en AFAS.
Kort antwoord: ga in Looop naar Instellingen → Integraties → Integratie toevoegen, kies Pipedrive en log in bij Pipedrive. Kies organisaties, personen en deals, en zet realtime updates via webhooks aan. Organisaties en personen worden relaties en contactpersonen in Looop, en een gewonnen deal start automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt. Looop leest alleen; het wijzigt niets in Pipedrive.
Wat je nodig hebt
- Looop Enterprise. De koppelingen zitten in het Enterprise-plan, vanaf €499 per maand met 10 gebruikers (excl. btw). Zie prijzen.
- Een beheerdersrol in Looop. Alleen een Admin kan een koppeling aanzetten, wijzigen of verbreken.
- Een Pipedrive-account met toegang tot organisaties, personen en deals.
Stap 1: start de koppeling
- Ga in Looop naar Instellingen → Integraties.
- Klik op Integratie toevoegen.
- Kies Pipedrive en klik op Verbind met Pipedrive.
Stap 2: geef Looop toegang in Pipedrive
Je wordt naar Pipedrive gestuurd, logt in en geeft toegang. Daarna kom je automatisch terug in Looop. Looop vraagt:
| Recht | Waarvoor |
|---|---|
| Organisaties lezen | Pipedrive-organisaties worden relaties |
| Personen lezen | Personen komen als contactpersoon bij de juiste relatie |
| Deals lezen | Gewonnen deals worden conceptworkflows |
| Webhooks beheren | Pipedrive geeft wijzigingen direct door |
Looop leest alleen. Er wordt niets in je Pipedrive-gegevens gewijzigd.
Stap 3: kies objecten en instellingen
Je kiest wat je wilt synchroniseren: organisaties, personen en deals. Daarna twee schakelaars:
- Importeer bestaande Pipedrive-data nu. Looop haalt dan direct alle bestaande organisaties en personen op. Bij deals neemt Looop alleen deals mee die ná het moment van koppelen zijn gewonnen. Oude deals worden geen concepten.
- Realtime updates via webhooks. Looop maakt in Pipedrive meldingen aan voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde organisaties en personen, en voor nieuwe en gewijzigde deals.
Klik op Start synchronisatie. De import draait op de achtergrond; je relaties verschijnen binnen korte tijd.
Zet webhooks aan. Zonder webhooks werkt de koppeling ook, maar dan komen wijzigingen pas binnen bij de inhaalslag van het hele uur.
Stap 4: beoordeel mogelijke dubbelen
Heb je al relaties in Looop, dan vergelijkt Looop elke Pipedrive-organisatie met wat er al staat:
- Zelfde websitedomein: automatisch gekoppeld aan de bestaande relatie.
- Vrijwel gelijke naam: Looop koppelt niet zelf. Op de Pipedrive-kaart verschijnt "mogelijke duplicaten beoordelen", en jij kiest per geval Koppelen of Nieuw aanmaken.
- Geen overeenkomst: een nieuwe relatie.
Bij personen is een gelijk e-mailadres genoeg voor een automatische koppeling.
Wat er van Pipedrive naar Looop gaat
Organisaties: naam, website, plaats en land (of het adres) en de datum van aanmaken. Ze komen in Looop binnen als klant.
Personen: voornaam, achternaam, primair e-mailadres, primair telefoonnummer, functie, en de koppeling met hun organisatie.
Gewonnen deals: zet je een deal op gewonnen, dan maakt Looop een conceptworkflow aan, die uiteindelijk een contract wordt:
| Pipedrive-deal | Conceptworkflow in Looop |
|---|---|
| Titel | Titel |
| Waarde | Contractwaarde |
| Datum gewonnen | Startdatum |
| Organisatie | Relatie |
| Eigenaar | Eigenaar, als zijn e-mailadres ook een Looop-gebruiker is |
| — | Soort: verkoopcontract |
Looop kijkt naar de status gewonnen, niet naar een bepaalde fase. Het werkt dus in elke pipeline.
Hoe vaak synchroniseert het?
- Direct, via webhooks, als je die hebt aangezet.
- Elk uur een inhaalslag die organisaties, personen en gewonnen deals ophaalt die sinds de vorige synchronisatie zijn gewijzigd.
- Toegangssleutels worden automatisch vernieuwd.
Wat níet wordt gesynchroniseerd
- Niets van Looop naar Pipedrive. Contractstatus, einddatum, documenten en handtekeningen staan in Looop.
- Geen eigen Pipedrive-velden. Alleen de standaardvelden hierboven. Eigen velden overnemen zit er standaard niet in; dat kunnen we als maatwerk bouwen, één keer betalen, zonder terugkerende kosten.
- Geen open of verloren deals, en geen producten, notities, activiteiten of e-mails.
- Geen latere dealwijzigingen. Per deal komt er één concept. Een gewijzigde waarde na het winnen verandert het concept niet.
- Geen deal zonder organisatie. Hangt de deal niet aan een organisatie die in Looop als relatie bestaat, dan wordt hij overgeslagen.
- Verwijderen verwijdert niet. Verwijder je een organisatie of persoon in Pipedrive, dan haalt Looop alleen de koppeling weg. Verwijder je een deal, dan blijft het concept in Looop staan.
Waar je vooraf op let
1. Pipedrive is leidend voor organisatiegegevens. Wijzigt een gekoppelde organisatie in Pipedrive, dan worden naam, website en plaats in Looop overschreven. Pas die dus in Pipedrive aan. Het type wordt daarbij ook weer op klant gezet. Contractgegevens beheer je in Looop.
2. Koppel de deal altijd aan een organisatie. Een deal met alleen een persoon wordt geen concept. Spreek dat af met sales.
3. Zet sales met hetzelfde e-mailadres in Looop. Staat de dealeigenaar niet met hetzelfde e-mailadres in Looop, dan komt het concept zonder eigenaar in de workflow. Wijs het dan zelf toe, anders blijft het liggen.
4. Spreek af wat "gewonnen" betekent. Zet een deal pas op gewonnen als de klant echt akkoord is. Elke gewonnen deal start een contracttraject.
Van gewonnen deal naar getekend contract
- Sales zet de deal op gewonnen in Pipedrive.
- Looop maakt een conceptworkflow met relatie, waarde en startdatum.
- Het contract wordt opgesteld en gaat door review en goedkeuring.
- De klant tekent digitaal, via een beveiligde link zonder account.
- Daarna lopen de verloopmeldingen, 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum.
Hoe je dat hele traject inricht, lees je in je contractproces automatiseren. Gebruik je HubSpot? Dan is HubSpot koppelen aan contractbeheer jouw handleiding. Waarom je naast een CRM überhaupt contractbeheer nodig hebt: CLM naast je CRM.
Koppeling verbreken
Klik op de pagina Integraties op Verbreken op de Pipedrive-kaart. Looop verwijdert de webhooks in Pipedrive en wist de opgeslagen toegang. Alles wat al in Looop staat, blijft staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe koppel ik Pipedrive aan Looop?
- Ga in Looop naar Instellingen → Integraties en klik op 'Integratie toevoegen'. Kies Pipedrive, log in bij Pipedrive en geef Looop toegang. Daarna kies je organisaties, personen en deals, of je bestaande gegevens meteen importeert en of je realtime updates via webhooks aanzet. Alleen een beheerder kan dit, en de koppeling zit in het Enterprise-plan.
- Wijzigt Looop iets in mijn Pipedrive-account?
- Nee. Looop leest alleen uit Pipedrive: organisaties, personen en deals. Er wordt niets in Pipedrive aangepast. Het enige dat Looop in Pipedrive aanmaakt zijn de webhooks, als je die aanzet, zodat Pipedrive wijzigingen direct doorgeeft. Bij het verbreken worden die webhooks weer verwijderd.
- Wat gebeurt er als ik een deal in Pipedrive op gewonnen zet?
- Looop maakt automatisch een conceptworkflow aan, die na goedkeuring en ondertekening een contract wordt. De dealtitel wordt de titel, de dealwaarde de contractwaarde, de datum van winnen de startdatum en de gekoppelde organisatie de relatie. Het contracttype wordt verkoopcontract. De dealeigenaar wordt eigenaar als hij met hetzelfde e-mailadres in Looop staat.
- Werkt het met meerdere pipelines in Pipedrive?
- Ja. Looop kijkt naar de status 'gewonnen' van de deal, niet naar een bepaalde fase. Een gewonnen deal in elke pipeline start dus een conceptworkflow, mits de deal aan een organisatie hangt die als relatie in Looop staat.
- Hoe vaak synchroniseert de Pipedrive-koppeling?
- Met webhooks aan geeft Pipedrive elke nieuwe of gewijzigde organisatie, persoon en deal direct door. Daarnaast haalt Looop elk uur alles op wat sinds de vorige synchronisatie is gewijzigd, zodat een gemiste melding alsnog wordt verwerkt.
