AFAS HubSpot koppeling: je opties en waar je op let

HubSpot voor sales en marketing, AFAS voor de administratie: een veelgebruikte combinatie in Nederland. Maar zonder koppeling typt finance elke nieuwe klant over, met net een andere schrijfwijze. Na een jaar heb je twee klantenbestanden die niet meer op elkaar aansluiten.

Dit artikel zet de opties op een rij om AFAS en HubSpot te koppelen, en de keuzes die je vooraf maakt. Daarna leggen we uit waar een contractbeheersysteem als Looop tussen die twee kan zitten, en waar niet.

Optie 1: een kant-en-klare connector

In de HubSpot Marketplace staat de AFAS-Connector van Cuex B.V. Volgens de eigen vermelding synchroniseert die contacten, bedrijven, deals (als orders) en producten. Je kiest voor synchronisatie van HubSpot naar AFAS, van AFAS naar HubSpot, of beide kanten op, en je kunt velden zelf koppelen. Er hoort een maandabonnement bij.

APIcenter biedt ook een HubSpot-AFAS-integratie, gericht op klanten, producten en orders. Klanten gaan van HubSpot naar AFAS en worden herkend op e-mailadres. Met een bedrijfsnaam wordt het een organisatiedebiteur, zonder bedrijfsnaam een persoonsdebiteur.

Goed aan deze route: snel ingericht, onderhoud ligt bij de leverancier, en de veelvoorkomende gevallen (klant, order, product) zijn al uitgedacht.

Let op: je bent afhankelijk van wat de connector ondersteunt. Werk je met eigen velden of afwijkende processen in AFAS, vraag dan vooraf een demo met jouw situatie.

Optie 2: een integratieplatform

Met een integratieplatform zoals Make of n8n bouw je de koppeling zelf in stappen: "als in HubSpot X gebeurt, roep dan in AFAS Y aan". HubSpot heeft standaard-apps in zulke platforms. AFAS spreek je aan via de REST-API, bijvoorbeeld met een algemene HTTP-module.

Goed aan deze route: flexibel, en je ziet zelf wat er gebeurt.

Let op: foutafhandeling, logging en monitoring moet je zelf regelen. Gaat er 's nachts iets mis, wie ziet dat dan?

Optie 3: maatwerk op de AFAS-API

AFAS Profit heeft een REST-API met twee soorten endpoints (uitleg van AFAS):

• GetConnectoren om gegevens uit AFAS op te halen;
• UpdateConnectoren om gegevens toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Voor een debiteur is dat bijvoorbeeld KnSalesRelationOrg.

Toegang regel je met een app connector in AFAS (Algemeen → Beheer → App connector). AFAS ondersteunt OAuth, met de client credentials-flow voor systemen die zonder gebruiker met elkaar praten. Volgens AFAS wordt de oudere methode met klassieke tokens uitgefaseerd; bestaande app connectoren moeten vóór 31 augustus 2027 naar OAuth (AFAS-help).

AFAS werkt met gecertificeerde partners en systemintegrators als je hulp wilt bij het bouwen.

Goed aan deze route: precies wat je nodig hebt.

Let op: je bent eigenaar van de code, het onderhoud en de fouten.

Waar je op let, welke route je ook kiest

1. Bepaal per gegeven welk systeem leidend is. Een werkbare verdeling:

Schrijven twee systemen hetzelfde veld, dan wint degene die het laatst schreef. Dat wil je niet.

2. Kies één sleutel om klanten te herkennen. Een naam is geen goede sleutel: "Nimbora BV" en "Nimbora B.V." zijn voor een computer twee klanten. Het debiteurnummer uit AFAS is beter. Bewaar dat in HubSpot zodra de debiteur bestaat.

3. Ruim eerst op. Dubbele bedrijven in HubSpot worden dubbele debiteuren in AFAS. Een middag opschonen vóór de eerste synchronisatie scheelt maanden uitzoekwerk.

4. Bepaal wanneer iemand debiteur wordt. Niet elke prospect hoort in de boekhouding. Een logisch moment is na het getekende contract: dan is er echt iets te factureren.

5. Organisatie of persoon. AFAS maakt onderscheid tussen debiteuren die een organisatie zijn en debiteuren die een persoon zijn. Spreek af wat je doet met een HubSpot-contact zonder bedrijf.

Waar Looop tussen HubSpot en AFAS past

Punt 4 is precies waar contractbeheer zit: tussen de gewonnen deal en de eerste factuur. Zo ziet dat er in Looop uit:

1. HubSpot → Looop. Bedrijven en contactpersonen uit HubSpot komen als relaties in Looop. Een deal die op closed won komt, start automatisch een conceptworkflow, die uiteindelijk een contract wordt, met relatie, waarde en eigenaar. Hoe je dat instelt: HubSpot koppelen aan contractbeheer.
2. In Looop. Het contract wordt opgesteld, goedgekeurd en digitaal getekend. Looop bewaakt daarna de opzegtermijn.
3. Looop → AFAS. Looop kan organisaties, personen en contactkoppelingen in AFAS zetten, en de organisatie als debiteur (verkooprelatie) aanmaken. Daarvoor gebruikt Looop de UpdateConnectoren KnOrganisation, KnPerson, KnContact en KnSalesRelationOrg.

Hoe je AFAS koppelt. Je maakt in AFAS een app connector met OAuth (client credentials) en die vier UpdateConnectoren. In Looop vul je onder Instellingen → Integraties → AFAS het omgevingsnummer, de Client ID en het Client Secret in. Looop controleert de verbinding direct. De synchronisatie naar AFAS richten we daarna samen met je in, zodat de velden en nummers aansluiten op jouw AFAS-inrichting.

Wat Looop níet doet

Om het helder te houden: Looop vervangt geen AFAS-HubSpot-connector als je meer nodig hebt dan relaties en debiteuren.

• Geen deals als verkooporders in AFAS, en geen orderregels of producten.
• Geen facturen of betaalstatus.
• Niets van AFAS naar HubSpot, en ook niet van AFAS naar Looop. Een debiteurnummer dat in AFAS ontstaat, gaat niet automatisch terug naar HubSpot.
• Niets van Looop naar HubSpot. Looop leest alleen uit HubSpot.

Heb je die stromen wel nodig, combineer Looop dan met een van de routes hierboven. Of laat ons de ontbrekende stap als maatwerk bouwen: één keer betalen, zonder terugkerende kosten daarvoor.

Welke route past bij jou?

• Wil je vooral orders en facturen van HubSpot naar AFAS? Kijk naar een kant-en-klare connector.
• Heb je een technisch team en afwijkende processen? Een integratieplatform of maatwerk op de AFAS-API.
• Zit het probleem tussen gewonnen deal en getekend contract, en moet de klant daarna als debiteur in AFAS? Dan helpt contractbeheer in het midden. Lees ook AFAS contractbeheer of een losse tool? en het overzicht contractbeheer koppelen aan HubSpot, Pipedrive en AFAS.

De koppelingen van Looop met HubSpot, Pipedrive en AFAS zitten in het Enterprise-plan, vanaf €499 per maand met 10 gebruikers (excl. btw).

Bronnen

• HubSpot Marketplace, AFAS-Connector (Cuex B.V.): ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/afas-connector
• APIcenter, HubSpot-AFAS-integratie: apicenter.io/integrations/hubspot/afas
• AFAS, externe software koppelen met Profit (API): help.afas.nl/Help/NL/SE/api.htm
• AFAS, eigen app connector inrichten (OAuth): help.afas.nl/help/NL/SE/120718.htm
• AFAS, UpdateConnector KnSalesRelationOrg: help.afas.nl/help/NL/SE/App_Conect_UpdDsc_040.htm