Veel organisaties werken nog met Excel-lijsten, gedeelde mappen en mailketens om hun contracten te beheren. Dat gaat goed tot het een keer misgaat: een gemiste opzegtermijn, een contract dat niemand kan vinden, of een audit waarbij het zoeken begint.
De overstap naar contractbeheer-software is dan een logische stap, maar de keuze is lastig. De tools lijken op papier op elkaar, terwijl ze voor heel verschillende organisaties zijn gebouwd. Dit artikel helpt je kiezen.
Kort antwoord: kies op zeven criteria: hoe makkelijk je contracten in het register krijgt, of meldingen op de uiterste opzegdatum sturen, of ondertekenen is ingebouwd, of er goedkeuringsworkflows zijn, hoe het zit met beveiliging en AVG, of niet-juristen ermee overweg kunnen, en wat de totale kosten over drie jaar zijn. Vergelijk drie tools met je eigen contracten in een demo, en gebruik de scorekaart onderaan.
Voordat je begint: drie vragen
Begin niet bij de features, maar bij je eigen situatie.
- Wat is het probleem dat je wilt oplossen? Gemiste opzegtermijnen vragen om iets anders dan een traag goedkeuringsproces of gebrek aan overzicht voor de directie.
- Wie gaan ermee werken? Alleen inkoop of legal, of ook budgethouders en afdelingshoofden? Dat bepaalt hoe belangrijk gebruiksgemak en de prijs per gebruiker zijn.
- Hoeveel contracten heb je, en welke? Twintig leverancierscontracten of vijfhonderd contracten verspreid over meerdere entiteiten. Weet je het niet, lees dan eerst contractbeheer: de complete gids.
Criterium 1: een register waarin je contracten makkelijk krijgt
Het fundament van elk systeem is een centraal, doorzoekbaar register. Maar het belangrijkste is niet hoe het register eruitziet, het is hoe je je contracten erin krijgt. Bij een inventarisatie van honderd contracten is het verschil tussen overtypen en controleren dagen werk.
- Alle contracttypes (leverancier, klant, huur, lease, HR, verwerkersovereenkomsten)
- AI die bij het uploaden partijen, looptijd en opzegtermijn voorstelt
- Bulkimport vanuit een bestaand Excel-register
- Het getekende document zelf in het register, niet alleen een verwijzing
- Mails en correspondentie koppelen aan het contract
- Export van je gegevens, ook als je ooit vertrekt
Hoe goed AI hierin is en waar de grenzen liggen, lees je in AI in contractbeheer: wat kan het wel en wat niet.
Criterium 2: meldingen die op de goede datum sturen
Een gemiste opzegtermijn kan je duizenden euro's kosten. Bijna elk systeem biedt meldingen, maar de kwaliteit verschilt sterk. Het belangrijkste: rekent het systeem met de uiterste opzegdatum, of alleen met de einddatum?
Goede verloopmeldingen:
- gaan uit vóór de uiterste opzegdatum, niet vóór de einddatum;
- komen bij de eigenaar van het contract terecht, niet in een algemene mailbox;
- komen op meerdere momenten, bijvoorbeeld 90, 60 en 30 dagen ervoor;
- houden rekening met stilzwijgende verlenging, zodat het volgende termijn vanzelf weer wordt bewaakt.
Waarom juist die momenten, lees je in verloopmeldingen instellen: op 90, 60 of 30 dagen?.
Criterium 3: ingebouwd digitaal ondertekenen
Printen, tekenen, scannen en mailen kost dagen. Digitaal ondertekenen is sneller, geeft een audittrail en is juridisch gelijkwaardig (zie is een digitale handtekening rechtsgeldig?).
Vraag bij elke leverancier:
- Is ondertekenen ingebouwd, of moet je een losse tool zoals DocuSign afnemen?
- Is het onbeperkt, of werkt het met credits per pakket?
- Kunnen externe partijen tekenen zonder account?
- Komt het getekende document automatisch terug in het register?
Criterium 4: goedkeuringsworkflows
Zodra meer dan één persoon contracten afsluit, wil je vastleggen wie wat mag goedkeuren. Een goed systeem dwingt dat af zonder dat het een bureaucratie wordt.
- Goedkeurders in een vaste volgorde, of parallel
- Automatische herinneringen als iemand niet reageert
- Een audittrail: wie keurde wanneer goed
- Verschillende routes per contracttype of bedrag
Hoe je zo'n workflow opzet zonder het proces te vertragen: goedkeuringsworkflows voor contracten opzetten.
Criterium 5: beveiliging en AVG
Contracten bevatten gevoelige bedrijfs- en persoonsgegevens. Een leverancier die je contracten beheert, is zelf ook een verwerker. Vraag daarom:
- Waar worden de gegevens opgeslagen en wie heeft er toegang toe?
- Is er een verwerkersovereenkomst beschikbaar?
- Kun je per rol en per afdeling bepalen wie welke contracten ziet?
- Wordt bijgehouden wie wat heeft gewijzigd of goedgekeurd?
- Zijn bestanden alleen via tijdelijke, beveiligde links te openen?
- Welke certificeringen of beveiligingsafspraken kan de leverancier aantonen?
Wat er in die verwerkersovereenkomst hoort, staat in verwerkersovereenkomst: wat moet erin volgens de AVG?. Werk je zelf aan ISO 27001 of NEN 7510, lees dan ook ISO 27001 en NEN 7510 in je contractbeheer.
Criterium 6: bruikbaar voor niet-juristen
Een systeem dat te ingewikkeld is, wordt niet gebruikt. En als budgethouders er niet in kijken, blijft contractbeheer hangen bij één persoon.
Test het concreet: laat iemand die het systeem niet kent een contract toevoegen en een melding instellen. Lukt dat niet binnen een paar minuten zonder uitleg, dan is het te complex voor de mensen die er dagelijks mee moeten werken. Meer daarover in legal tech voor niet-juristen.
Criterium 7: de totale kosten over drie jaar
De prijzen lopen uiteen van ongeveer €50 per maand tot €15.000 per jaar of meer. Vergelijk niet de maandprijs, maar de totale kosten over drie jaar:
- licentie per pakket of per gebruiker, en wat de volgende gebruiker kost;
- losse kosten of credits voor ondertekenen en AI;
- implementatie en het overzetten van bestaande contracten;
- looptijd en opzegtermijn van het softwarecontract zelf.
Een overzicht van wat Nederlandse aanbieders rekenen: wat kost contractbeheer-software?. En wat het oplevert: de ROI berekenen in vier stappen.
De scorekaart
Geef elke tool op elk criterium een score van 1 tot 5 en vermenigvuldig met het gewicht. Pas de gewichten aan op je eigen situatie: heb je weinig contracten maar veel externe ondertekeningen, dan weegt criterium 3 zwaarder.
| Criterium | Gewicht | Tool A | Tool B | Tool C |
|---|---|---|---|---|
| 1. Register en invoer | 3 | |||
| 2. Meldingen op de opzegdatum | 3 | |||
| 3. Digitaal ondertekenen | 2 | |||
| 4. Goedkeuringsworkflows | 2 | |||
| 5. Beveiliging en AVG | 2 | |||
| 6. Bruikbaar voor niet-juristen | 2 | |||
| 7. Totale kosten over drie jaar | 3 | |||
| Totaal |
Tien vragen voor in de demo
Neem je eigen contracten mee, liefst een paar lastige. En stel deze vragen:
- Laat zien hoe deze PDF in het systeem komt. Wat moet ik zelf invullen?
- Dit contract verlengt stilzwijgend. Hoe ziet het systeem dat, en wanneer krijg ik een melding?
- De opzegtermijn staat in de algemene voorwaarden, niet in het contract. Wat dan?
- Wie krijgt de melding als de eigenaar uit dienst gaat?
- Hoe tekent een externe partij, en wat ziet die?
- Hoe ziet een goedkeuring met twee goedkeurders eruit?
- Wat kost dit met tien gebruikers in jaar drie?
- Zijn er limieten op ondertekeningen of AI-analyses?
- Hoe krijg ik mijn bestaande Excel-lijst erin?
- Hoe krijg ik al mijn data mee als ik ooit vertrek?
Een eerlijke vergelijking van acht tools op de Nederlandse markt, met voor wie ze bedoeld zijn en wat ze kosten, vind je in contractbeheer-software vergelijken.
Hoe Looop op deze criteria scoort
We maken Looop zelf, dus neem dit met die wetenschap. Maar we hebben Looop gebouwd rond precies deze criteria:
- Register en invoer: NORA AI stelt bij het uploaden wederpartij, looptijd en opzegtermijn voor, met het bronfragment uit het contract erbij. Een bestaand Excel-register importeer je in één keer.
- Meldingen: verloopmeldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum, die Looop uitrekent uit de einddatum en de opzegtermijn, naar de eigenaar van het contract.
- Ondertekenen: ingebouwd, onbeperkt, in elk pakket. Externe partijen tekenen zonder account.
- Workflows: goedkeuringsworkflows met audittrail.
- Beveiliging: rollen en rechten per afdeling en kantoor, bestanden alleen via tijdelijke beveiligde links. Meer op onze securitypagina.
- Gebruiksgemak: gebouwd voor inkoop, finance en office management, niet alleen voor juristen.
- Kosten: te gebruiken vanaf €59 per maand, met ondertekenen, NORA AI en KPI-monitoring in elk pakket. De prijs stemmen we af op je organisatie en het aantal gebruikers; zie de prijzenpagina.
Wil je Looop met je eigen contracten zien? In 30 minuten lopen we deze criteria met je door. Past Looop niet, dan zeggen we dat gewoon.
Veelgestelde vragen
- Waar let je op bij het kiezen van contractbeheer-software?
- Op zeven punten: een centraal register waarin je makkelijk contracten krijgt, automatische verloopmeldingen op de uiterste opzegdatum, ingebouwd digitaal ondertekenen, goedkeuringsworkflows, beveiliging en AVG, gebruiksvriendelijkheid voor niet-juristen en de totale kosten over drie jaar.
- Hoeveel tools moet je vergelijken?
- Drie is genoeg. Maak eerst een shortlist op basis van je belangrijkste probleem en budget, vraag dan bij die drie een demo aan met je eigen contracten, en scoor ze op dezelfde criteria.
- Welke vragen stel je in een demo?
- Laat zien hoe een rommelige PDF in het systeem komt, hoe een stilzwijgende verlenging wordt herkend, wie de melding krijgt, hoe een externe partij ondertekent en wat het kost met tien gebruikers in jaar drie. Vraag ook hoe je je data meekrijgt als je vertrekt.
- Hoe lang duurt het om contractbeheer-software in te voeren?
- Bij lichte en middelzware tools ben je binnen een paar weken operationeel; het meeste werk zit in het verzamelen van de contracten. Bij brede juridische platforms is een implementatietraject van enkele maanden gebruikelijk.
