Voor de meeste afdelingen is een contract een afspraak. Voor finance is het iets anders: een uitgave die al vastligt, maanden of jaren voordat de factuur binnenkomt.
Dat maakt contractbeheer voor finance geen administratieve bijzaak, maar de bron van een paar van de belangrijkste cijfers die je hebt: wat ligt er de komende jaren al vast, wat kun je nog beïnvloeden, en wat komt er onverwacht op je af?
Kort antwoord: finance heeft van elk contract vijf dingen nodig: de jaar- en totale waarde, de looptijd met de uiterste opzegdatum, de verlengings- en indexatieregeling, de kostenplaats en wie het contract heeft goedgekeurd. Daarmee onderbouw je het budget, rapporteer je de verplichtingen in de jaarrekening, en zie je ruim op tijd welke kosten je nog kunt beïnvloeden.
Vier redenen waarom finance contracten moet kennen
1. Budget en forecast. Een groot deel van de vaste kosten ligt vast in contracten: huur, lease, licenties, onderhoud, facilitair. Wie de contracten kent, budgetteert die posten op basis van afspraken in plaats van op basis van vorig jaar plus een percentage.
2. Beïnvloedbare kosten. Het budget voor volgend jaar is pas echt beïnvloedbaar vóór de uiterste opzegdatum van de contracten. Daarna ligt het vast. Een overzicht van welke contracten in de komende twaalf maanden opzegbaar zijn, is daarom een van de nuttigste lijstjes voor een budgetronde.
3. Verplichtingen in de jaarrekening. Lopende huur-, lease- en leverancierscontracten zijn verplichtingen die nog niet op de balans staan. Artikel 2:381 BW verplicht rechtspersonen om belangrijke verplichtingen die niet uit de balans blijken toe te lichten in de jaarrekening; welke vrijstellingen voor jouw omvang gelden, bespreek je met je accountant. Rapporteer je onder IFRS, dan komen leasecontracten onder IFRS 16 zelfs op de balans.
4. Controle en mandaat. Wie mocht dit contract aangaan, en tot welk bedrag? Voor de interne controle en de accountant wil je kunnen laten zien dat contracten binnen het mandaat zijn getekend.
Welke gegevens heeft finance nodig?
| Gegeven | Waarvoor |
|---|---|
| Jaarwaarde en totale contractwaarde | Budget, verplichtingenoverzicht, prioriteren |
| Looptijd, verlengingsregeling en uiterste opzegdatum | Weten tot wanneer kosten beïnvloedbaar zijn |
| Indexatieclausule en indexatiedatum | Kostenstijgingen voorspellen en controleren |
| Kostenplaats, afdeling of entiteit | Toerekenen aan de juiste budgethouder |
| Betaalritme (maand, kwartaal, jaar vooruit) | Liquiditeitsplanning |
| Wie heeft goedgekeurd en getekend | Interne controle, accountant |
| Het document zelf | Onderbouwing bij vragen en audits |
Indexaties: de stille kostenstijger
De meeste meerjarige contracten hebben een indexatieclausule. In jaren met hoge inflatie tellen die stevig op, en ze komen vaak onaangekondigd: de leverancier stuurt een brief, of past de factuur gewoon aan.
Twee dingen helpen:
- Neem indexaties op in de begroting, op basis van de clausule en een verwachte index, in plaats van ze als tegenvaller te boeken.
- Controleer elke indexatie tegen de clausule: de juiste index, de juiste basis, de juiste datum. Hoe je dat narekent, staat in contractindexatie met CBS-cijfers.
Stilzwijgende verlenging is een budgetbeslissing
Elke stilzwijgende verlenging is in feite een budgetbeslissing die niemand bewust heeft genomen. Daarom hoort het overzicht van de komende opzegdatums thuis in de budgetcyclus:
- Drie tot zes maanden vóór de begroting een lijst van alle contracten die in het nieuwe jaar opzegbaar of verlengbaar zijn.
- Per contract een besluit van de budgethouder: verlengen, heronderhandelen of opzeggen.
- Het besluit verwerken in de begroting, en de opzegging of heronderhandeling op tijd inzetten.
Waarom dit zo vaak misgaat: stilzwijgende verlenging bij zakelijke contracten voorkomen.
Mandaat en tekenbevoegdheid
Een contract dat buiten het mandaat is getekend, is een probleem voor de interne controle, en soms ook juridisch. Leg daarom vast:
- wie welk bedrag mag aangaan, bijvoorbeeld per jaarwaarde of totale waarde;
- welke goedkeuringen er nodig zijn vóór ondertekening, bijvoorbeeld finance bij alles boven een bepaald bedrag;
- dat de goedkeuring aantoonbaar is, met datum en naam, en bij het contract bewaard.
Hoe je zo'n goedkeuringsroute inricht zonder het proces te vertragen: goedkeuringsworkflows voor contracten opzetten.
De jaarafsluiting
Bij de jaarafsluiting vraagt de accountant meestal om een overzicht van lopende contracten en verplichtingen, en om onderbouwing bij grote posten. Met een bijgehouden contractregister is dat een export in plaats van een zoektocht:
- Overzicht van alle lopende contracten met jaarwaarde en resterende looptijd
- Verplichtingen per categorie: huur, lease, leveranciers, licenties
- De getekende documenten bij de grootste contracten
- Wie welk contract heeft goedgekeurd en getekend
- Contracten die in het boekjaar zijn afgesloten, verlengd of beëindigd
Ook de bewaartermijnen raken aan finance: de fiscale bewaarplicht geldt ook voor contracten. Zie hoe lang je contracten moet bewaren.
Eigenaarschap: finance bewaakt, de budgethouder beslist
Finance hoeft niet elk contract zelf te beheren. Een werkbare verdeling:
- De budgethouder is eigenaar van het contract: weet of het nog nodig is en beslist over verlengen of opzeggen.
- Finance bewaakt het geheel: is alles geregistreerd, kloppen de waarden, is binnen het mandaat getekend, en komen de opzegdatums op tijd in de budgetcyclus?
Contractbeheer voor finance in Looop
Looop geeft finance het overzicht zonder dat iemand spreadsheets hoeft bij te houden:
- Jaarwaarde en totale waarde per contract, gekoppeld aan relatie, afdeling en eigenaar.
- Rapportage en exports over de hele portefeuille: aantallen per status, wat er de komende periode afloopt, en waar de waarde zit.
- Verloopmeldingen op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum naar de budgethouder, zodat het besluit op tijd in de begrotingscyclus landt. De indexatiedatum leg je vast bij het contract, en met een taak op een vaste datum controleer je elke indexatie op tijd.
- Goedkeuringsworkflows en digitaal ondertekenen met een volledige audittrail: wie keurde wat goed, en wanneer.
- Entiteitenbeheer (Enterprise) voor organisaties met meerdere rechtspersonen.
Wat contractbeheer financieel oplevert, reken je uit met de ROI van contractbeheer-software in vier stappen.
Veelgestelde vragen
- Waarom is contractbeheer belangrijk voor finance?
- Omdat elk contract een uitgave is die al vastligt voordat de factuur komt. Wie de contracten kent, kent de toekomstige kosten: voor het budget, de liquiditeitsplanning en de toelichting op de jaarrekening. Zonder overzicht ontdekt finance verplichtingen pas als de factuur binnenkomt.
- Wat zijn niet uit de balans blijkende verplichtingen?
- Financiële verplichtingen die nog niet als schuld op de balans staan, zoals lopende huur-, lease- en leverancierscontracten voor de komende jaren. Artikel 2:381 BW verplicht rechtspersonen om belangrijke verplichtingen die niet uit de balans blijken toe te lichten in de jaarrekening. Welke vrijstellingen voor jouw omvang gelden, bespreek je met je accountant.
- Welke contractgegevens heeft finance nodig?
- Per contract de jaarwaarde en totale waarde, de looptijd en opzegtermijn, de verlengingsregeling, de indexatieclausule, de kostenplaats of afdeling en wie het contract mocht aangaan. Daarmee kun je budgetteren, verplichtingen rapporteren en afwijkingen verklaren.
- Wie hoort eigenaar te zijn van een contract: finance of de budgethouder?
- De budgethouder. Die weet of het contract nog nodig is en beslist over verlengen of opzeggen. Finance bewaakt het proces en het totaaloverzicht: zijn alle contracten geregistreerd, zijn de verplichtingen bekend, en is getekend binnen het mandaat?
