Een SaaS-contract wordt zelden onderhandeld. Iemand vult een bestelformulier in, vinkt "akkoord met de voorwaarden" aan en de software draait. Pas bij een storing, een prijsverhoging of een overstap kijkt iemand wat er eigenlijk is afgesproken. Dan blijkt de SLA geen compensatie te geven, de export kost geld en het contract is net met een jaar verlengd.
Hieronder waar je bij een SaaS- of licentieovereenkomst op let, en wat je na ondertekening bewaakt.
Kort antwoord: controleer bij een SaaS-overeenkomst vijf dingen: de SLA (beschikbaarheid, support, compensatie), je data (export, exit, verwijdering, verwerkersovereenkomst), prijsverhogingen, de looptijd met automatische verlenging, en de aansprakelijkheid van de leverancier. Lees daarbij niet alleen het bestelformulier, maar ook de algemene voorwaarden en de SLA waarnaar het verwijst.
Waaruit bestaat een SaaS-overeenkomst?
Een SaaS-overeenkomst is zelden één document. Meestal gaat het om:
- Bestelformulier of offerte: wat je afneemt, hoeveel gebruikers, prijs en looptijd.
- Algemene voorwaarden van de leverancier: aansprakelijkheid, verlenging, prijswijzigingen, opzegging.
- SLA: beschikbaarheid, support en compensatie bij storingen.
- Verwerkersovereenkomst: als de leverancier persoonsgegevens voor je verwerkt.
Let op de rangorde: welk document gaat voor bij tegenstrijdigheid? En gebruik je zelf inkoopvoorwaarden, dan wint niet automatisch de jouwe. Hoe dat werkt, lees je in inkoopvoorwaarden versus algemene voorwaarden.
Juridisch is een SaaS-overeenkomst geen koop. Je krijgt een gebruiksrecht zolang het abonnement loopt. De wet regelt dit contract niet als aparte soort, dus wat in de voorwaarden staat, weegt extra zwaar.
Checklist: wat moet erin en waar let je op
| Onderdeel | Waar je op let |
|---|---|
| Dienst en gebruiksrecht | Welke modules, hoeveel gebruikers of transacties, wat gebeurt er bij overschrijding? Mag een groepsmaatschappij meedoen? |
| Beschikbaarheid (SLA) | Percentage per maand, hoe het wordt gemeten, welk onderhoud is uitgezonderd en wanneer dat plaatsvindt. |
| Support | Openingstijden, reactie- én oplostijden per prioriteit, en in welke taal. |
| Compensatie | Service credits bij het missen van de SLA, en een opzegrecht bij herhaald falen. |
| Data | Jij blijft eigenaar. Export op elk moment, in een gangbaar formaat, zonder of tegen vooraf bekende kosten. |
| Exit | Hoe lang na het einde kun je je data nog ophalen? Wanneer wordt ze verwijderd, en krijg je daar een bevestiging van? |
| Verwerkersovereenkomst | Verplicht als de leverancier persoonsgegevens voor je verwerkt (artikel 28 AVG). |
| Beveiliging en locatie | Waar staat de data, welke certificeringen heeft de infrastructuur, welke subverwerkers? |
| Prijs en prijswijziging | Hoe vaak, op basis waarvan, met welk maximum, en heb je dan een opzegrecht? |
| Looptijd en verlenging | Initiële looptijd, verlengingsperiode, opzegtermijn en de vorm van opzeggen. |
| Aansprakelijkheid | Hoogte van de limiet, uitzonderingen voor opzet en datalekken, gevolgschade. |
| Wijzigingen in de dienst | Mag de leverancier functies schrappen of de voorwaarden eenzijdig wijzigen? |
SLA en beschikbaarheid
Een percentage zegt weinig zonder de details erachter. Een paar rekenvoorbeelden over een maand van dertig dagen:
| Beschikbaarheid | Toegestane storing per maand |
|---|---|
| 99 procent | ongeveer 7,2 uur |
| 99,5 procent | ongeveer 3,6 uur |
| 99,9 procent | ongeveer 43 minuten |
Kijk daarna naar drie dingen:
- Uitzonderingen: is gepland onderhoud uitgezonderd, en mag dat overdag? Tellen storingen bij een onderaannemer, zoals de hostingpartij, mee?
- Meting: meet de leverancier zelf, en kun je de rapportage opvragen?
- Gevolg: een SLA zonder service credits of opzegrecht is een intentie, geen afspraak.
Hoe je SLA's na ondertekening bewaakt, lees je in SLA's en KPI's van leveranciers bewaken.
Data, exit en de verwerkersovereenkomst
De grootste lock-in zit niet in het contract, maar in je data. Leg vóór ondertekening vast:
- dat je eigenaar blijft van alle data die je invoert;
- dat je data op elk moment kunt exporteren, in een gangbaar formaat (CSV, Excel, JSON), inclusief documenten;
- hoe lang je na het einde de tijd hebt om data op te halen, en wat de leverancier daarna doet;
- wat ondersteuning bij overstappen kost.
Verwerkt de leverancier persoonsgegevens voor je, dan is een verwerkersovereenkomst verplicht (artikel 28 AVG). Wat daarin moet staan, lees je in de verwerkersovereenkomst: wat moet erin.
Voor clouddiensten geldt daarnaast sinds 12 september 2025 de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854). Die geeft afnemers onder meer recht op overstappen naar een andere aanbieder, met een maximale opzegtermijn voor het overstappen en regels voor de kosten daarvan. Of en hoe die regels op jouw contract van toepassing zijn, hangt af van het soort dienst. Laat dat bij een groot contract nakijken.
Prijsverhogingen
Veel SaaS-voorwaarden geven de leverancier het recht de prijs eenzijdig aan te passen, soms "jaarlijks", soms "van tijd tot tijd". Onderhandel over:
- een vaste maatstaf, bijvoorbeeld de CPI van het CBS, in plaats van een vrije aanpassing;
- een maximum per jaar;
- een aankondigingstermijn die langer is dan je opzegtermijn, zodat je nog kunt opzeggen;
- een opzegrecht als de verhoging boven het maximum uitkomt.
Automatische verlenging
De meeste SaaS-contracten lopen een jaar en verlengen zich daarna stilzwijgend met nog een jaar, tenzij je op tijd opzegt. Tussen bedrijven is dat in beginsel toegestaan. De bescherming van de Wet Van Dam geldt alleen voor consumenten. Let op:
- de opzegtermijn: één, twee of drie maanden vóór het einde;
- de vorm: per e-mail, via het portaal, schriftelijk;
- de verlengingsperiode: even lang als de eerste termijn, of maandelijks opzegbaar na de eerste periode?
Waarom dit tussen bedrijven anders werkt dan bij consumenten, lees je in stilzwijgende verlenging van zakelijke contracten.
Aansprakelijkheid
SaaS-leveranciers beperken hun aansprakelijkheid bijna altijd, vaak tot het bedrag dat je in de afgelopen twaalf maanden betaalde, en sluiten gevolgschade en dataverlies uit. Dat is begrijpelijk, maar kijk of het past bij je risico. Bij software waarin bedrijfskritische of gevoelige gegevens staan, onderhandel je over een hogere limiet voor datalekken en schendingen van de verwerkersovereenkomst. Hoe aansprakelijkheidsbeperkingen werken en waar ze ophouden, lees je in aansprakelijkheid beperken in een contract.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de offerte lezen. De echte afspraken staan in de algemene voorwaarden en de SLA, vaak via een link.
- Akkoord via een klik door iemand zonder tekenbevoegdheid. Het contract bestaat, maar niemand weet ervan.
- Geen exitafspraken. Bij een overstap blijkt export niet mogelijk, onvolledig of duur.
- De verlengingsdatum niet noteren. Het contract verlengt zich met een jaar terwijl je al een opvolger had gekozen.
- Te veel licenties. Vertrokken medewerkers blijven als gebruiker staan, en je betaalt door.
- Geen verwerkersovereenkomst terwijl er wel persoonsgegevens in de software staan.
Wat bewaak je na ondertekening?
- Looptijd en einddatum van de huidige periode, en of die al eens verlengd is.
- Opzegtermijn en uiterste opzegdatum. Dat is het moment om te heronderhandelen of over te stappen, niet de einddatum.
- Verlenging: met welke periode verlengt het contract zich?
- Prijsindexatie: wanneer gaat de nieuwe prijs in, en klopt de factuur?
- SLA-prestaties: worden de afspraken gehaald? Leg storingen en klachten vast.
- Eigenaar: wie beoordeelt vóór de opzegdatum of het contract door moet?
In Looop leg je bij elk contract de looptijd, de opzegtermijn en een eigenaar vast. De eigenaar krijgt een melding op 90, 60, 30 en 7 dagen vóór de uiterste opzegdatum. Op de verlengings- of indexatiedatum zet je een taak, zodat de eigenaar op tijd beslist en de nieuwe prijs controleert. Upload je het contract, dan stelt Nora AI de wederpartij, datums en opzegtermijn voor, met het fragment waar ze staan. De verwerkersovereenkomst en de SLA zet je als document bij hetzelfde contract.
Bronnen
- Algemene verordening gegevensbescherming, artikel 28 (EUR-Lex)
- Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening), EUR-Lex
Dit artikel is geen juridisch advies. Bij bedrijfskritische software of grote contractwaarden is het verstandig een jurist mee te laten kijken.
Veelgestelde vragen
- Wat is een SaaS-overeenkomst?
- Een SaaS-overeenkomst (Software as a Service) is een contract waarin een leverancier software via internet beschikbaar stelt tegen een periodieke vergoeding. Je koopt geen software, maar krijgt een gebruiksrecht voor de duur van het abonnement. Het contract bestaat meestal uit algemene voorwaarden, een SLA, een verwerkersovereenkomst en een bestelformulier of offerte.
- Welke beschikbaarheid is normaal in een SLA?
- Veel leveranciers beloven 99,5 of 99,9 procent beschikbaarheid per maand. 99,5 procent betekent ongeveer 3,6 uur storing per maand, 99,9 procent ongeveer 43 minuten. Kijk vooral hoe de beschikbaarheid wordt gemeten, welk onderhoud is uitgezonderd en wat je krijgt als de norm niet wordt gehaald.
- Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met een SaaS-leverancier?
- Ja, als de leverancier in de software persoonsgegevens voor jou verwerkt, zoals namen en e-mailadressen van klanten of medewerkers. Artikel 28 AVG verplicht dan tot een verwerkersovereenkomst met onder meer afspraken over beveiliging, subverwerkers, datalekken en het verwijderen of teruggeven van gegevens na afloop.
- Mag een SaaS-leverancier tussentijds de prijs verhogen?
- Alleen als het contract dat toelaat. Veel algemene voorwaarden geven de leverancier het recht de prijs jaarlijks te indexeren of aan te passen. Onderhandel over een maximum, een vaste indexatiemaatstaf en het recht om op te zeggen als de verhoging daarboven uitkomt.
- Hoe voorkom ik dat ik vastzit aan een SaaS-leverancier?
- Leg vóór ondertekening vast dat je je data op elk moment en bij het einde kunt exporteren in een gangbaar formaat, hoe lang je daarvoor de tijd hebt, wat dat kost en wanneer de leverancier je data verwijdert. Noteer daarnaast de opzegtermijn en de verlengingsdatum, zodat je niet ongemerkt een jaar wordt verlengd.
